Formation Excel en entreprise : quel parcours pour votre équipe ?

Votre équipe utilise Excel tous les jours, mais chacun a appris à sa manière. Une personne remplit un fichier préparé par un collègue, une autre construit des formules, une troisième rassemble les exports du mois. Vous souhaitez les former sans imposer aux uns un programme trop difficile, ni faire reprendre aux autres ce qu’ils savent déjà faire.

Pour choisir une formation Excel en entreprise, partez des tâches à améliorer, vérifiez les acquis de chaque participant, puis constituez des groupes qui partagent un objectif et des prérequis compatibles. Le nombre de salariés et le budget viennent ensuite préciser l’organisation. Une seule session pour toute l’équipe n’est pas toujours le meilleur choix.

Ce guide s’adresse aux dirigeants de PME, responsables RH et managers qui préparent une demande de formation. Les parcours Excel de STRAFORMATION couvrent les bases, les formules, les tableaux croisés dynamiques et la préparation des données. Voici comment sélectionner le bon point d’entrée.

Définir ce qui doit changer dans le travail de l’équipe

Avant de demander « une formation Excel de deux jours », décrivez deux ou trois résultats attendus. Par exemple :

• Mettre à jour le suivi des commandes sans effacer les calculs.
• Produire une synthèse mensuelle par commercial et vérifier son total.
• Réunir les exports des agences sans refaire les mêmes copier-coller.
• Permettre à un collègue de reprendre un tableau pendant une absence.

Pour chaque tâche, précisez qui la réalise, à quelle fréquence et ce qui pose problème. Une erreur répétée, une opération manuelle longue et une difficulté à comprendre un fichier appellent des apprentissages différents.

Écrivez un objectif observable : « Ajouter les nouvelles commandes, actualiser la synthèse et vérifier qu’elles sont incluses. » Le formateur pourra s’en servir pour proposer des exercices et une évaluation. « Devenir meilleur sur Excel » ne précise pas ce que l’équipe doit réussir à faire.

Comment évaluer le niveau Excel des salariés ?

Commencez par recueillir les usages, puis demandez un positionnement pratique. « Débutant », « intermédiaire » ou « avancé » sont des indications à préciser : utiliser un classeur chaque jour ne signifie pas nécessairement savoir le construire.

La fiche Tosa Excel publiée par France compétences distingue plusieurs domaines, dont l’environnement du logiciel et les calculs. Cette approche rappelle l’intérêt de regarder des compétences séparées plutôt qu’une seule impression générale.

Pour préparer le positionnement, vous pouvez demander à chacun de décrire :

1. Une tâche qu’il réalise seul.
2. Une tâche pour laquelle il demande de l’aide.
3. Un résultat qu’il aimerait savoir produire.

Le formateur peut ensuite proposer des manipulations adaptées : retrouver et enregistrer un fichier, ajouter une ligne, filtrer une liste, recopier un calcul ou expliquer une synthèse. Le choix des exercices dépend du parcours envisagé. Il ne s’agit pas de faire passer à tous un test avancé.

Présentez cette étape comme une aide à l’orientation. Un salarié peut être autonome sur les formules et avoir besoin de reprendre la structure des données. Un autre peut maîtriser son fichier habituel, mais être perdu devant une feuille vide. Ces observations servent à ajuster le programme ; elles ne constituent pas une certification.

Faut-il former toute l’équipe dans le même groupe ?

Un groupe commun peut convenir lorsque les participants disposent des bases nécessaires et doivent apprendre à traiter des situations proches. Si certains découvrent les cellules pendant que d’autres attendent une automatisation, le programme commun risque de mal répondre aux deux besoins.

Pour préparer la répartition, examinez ces situations avec l’organisme :

Cette grille est une proposition de préparation, pas une règle imposant un nombre de groupes. Une différence de métier n’oblige pas à séparer les personnes ; une différence d’objectif ou de prérequis peut le justifier.

Exemple : six salariés, deux besoins à traiter

Situation fictive. Dans une PME, quatre salariés mettent à jour le suivi des interventions. Ils souhaitent fiabiliser la saisie, les filtres et les calculs simples. Deux responsables utilisent ensuite les données pour comparer l’activité mensuelle.

Une piste à étudier serait un parcours sur les bases pour les personnes qui en ont besoin, puis un module d’analyse pour celles qui construisent les synthèses. Si le positionnement montre que tous maîtrisent déjà les bases, cette première étape peut être inutile. Si les responsables passent surtout leur temps à nettoyer les exports, il faudra aussi examiner la préparation des données.

Le diagnostic détermine la proposition. Le scénario ne constitue ni un programme contractuel, ni une durée annoncée pour une équipe réelle.

Quel programme Excel choisir pour chaque besoin ?

Les intitulés doivent être confrontés au contenu et aux prérequis. Dans l’offre STRAFORMATION, les parcours suivants répondent à des besoins distincts :

• Excel débutant : créer et mettre à jour un tableau simple, utiliser les calculs essentiels, trier, filtrer et contrôler. Le parcours présenté dure 14 heures et suppose un usage de base de l’ordinateur.
• Excel expérimenté : travailler les formules, recherches, critères et contrôles lorsque les bases sont acquises. Les parcours présentés sont de 14 ou 21 heures selon le niveau visé.
• Tableaux croisés dynamiques : construire, lire et actualiser des synthèses à partir d’une source structurée. Le programme présenté dure 14 heures.
• Excel avec Power Query : importer, nettoyer et combiner des données dont la préparation se répète. Le parcours Fondations est présenté sur 14 heures, le parcours Avancé sur 21 heures, avec des prérequis différents.
• Excel astuces et efficacité : améliorer des gestes fréquents déjà compris, à partir de tâches ciblées. L’atelier présenté dure 7 heures ; il ne remplace pas une formation aux bases ou aux fonctions avancées.

Ces durées décrivent les programmes consultés. La proposition pour votre équipe doit confirmer le parcours, les participants, les adaptations et le calendrier. Additionner tous les modules n’est pas un objectif en soi.

Si vous hésitez sur la compétence à développer, notre article formules, TCD ou Power Query : quoi apprendre pour arrêter le copier-coller mensuel ? détaille cette décision technique.

Formation intra ou inter-entreprises : que choisir ?

Une formation intra-entreprise est réservée aux salariés d’une même entreprise. Une formation inter-entreprises réunit des participants de plusieurs entreprises. L’OPPBTP explique cette différence d’organisation et souligne la possibilité de contextualiser une session intra.

L’intra est une option à examiner quand plusieurs personnes partagent un besoin, un contexte et des disponibilités compatibles. Il permet de discuter d’un cas de travail commun. Le terme « intra » ne garantit toutefois pas, à lui seul, que tout le programme sera personnalisé : faites préciser les adaptations prévues.

L’inter peut être une piste lorsqu’une ou deux personnes ont un besoin standard bien identifié, ou lorsque vous ne pouvez pas libérer toute l’équipe simultanément. Vérifiez les prérequis et les conditions d’ouverture de la session concernée.

Ne confondez pas organisation du groupe et lieu de formation. Une session réservée à votre entreprise peut être organisée selon différentes modalités convenues. Les pages Excel STRAFORMATION citées proposent notamment le présentiel à Strasbourg et la formation à distance ; les conditions de l’intra doivent être précisées dans votre proposition.

Quel budget prévoir et que doit contenir le devis ?

Il n’existe pas de prix unique déductible du seul intitulé « formation Excel en entreprise ». Pour comparer les offres reçues, vérifiez d’abord si le montant concerne une personne, un groupe ou un parcours complet.

Demandez ensuite le détail des heures, du nombre de participants, du positionnement, des adaptations, des supports et de l’évaluation. Faites préciser les frais éventuels de déplacement, de matériel ou d’examen, ainsi que les conditions de report.

Un tarif de groupe apparemment avantageux perd son intérêt si une partie des participants ne peut pas suivre les exercices. À l’inverse, séparer systématiquement chaque salarié peut compliquer inutilement l’organisation. Demandez une proposition argumentée à partir des besoins relevés.

La fiche à préparer pour demander un devis Excel

Copiez et complétez cette fiche avant de contacter l’organisme. Les informations peuvent rester anonymes à ce stade : décrivez les fonctions et les besoins, sans transmettre de fichiers confidentiels.

La fiche prépare l’échange ; elle ne remplace pas le positionnement. Si vous attendez une certification ou un accompagnement après la session, ajoutez-le explicitement à la demande et faites confirmer ce qui est inclus.

Quels fichiers et quel matériel prévoir avant la session ?

Recensez la version d’Excel réellement utilisée par les participants. Un programme peut devoir être adapté à l’application installée, au navigateur ou au système d’exploitation.

La documentation Microsoft sur Power Query décrit des prises en charge qui diffèrent selon les versions et plateformes. Ne partez donc pas du principe que toutes les commandes vues pendant la formation seront disponibles sur chaque poste. Faites vérifier l’environnement et les opérations prévues avant la session.

Préférez un cas pédagogique ou des données fictives reproduisant la structure de votre travail. Un fichier réel doit être autorisé pour cet usage. Demandez également si le travail sur vos fichiers consiste à illustrer un exercice ou à produire un outil prêt à l’emploi : une formation n’inclut pas automatiquement la réparation complète d’un classeur de production.

À distance, prévoyez un poste permettant de manipuler Excel et de suivre les explications dans de bonnes conditions. En présentiel, vérifiez que chaque participant disposera du matériel nécessaire pour pratiquer.

Comment vérifier que la formation a été utile ?

Avant la session, choisissez une tâche de référence. Après la formation, demandez une réalisation comparable avec les mêmes critères de contrôle : résultat attendu, données incluses, cohérence des calculs et capacité à expliquer la démarche.

Vous pouvez observer le besoin d’assistance, les corrections nécessaires et le temps passé. La rapidité seule ne suffit pas : un résultat obtenu plus vite mais incomplet n’est pas une amélioration.

Prévoyez aussi un échange après la première réutilisation au travail. La personne a-t-elle pu refaire l’opération ? Le fichier était-il différent de celui des exercices ? Une difficulté de version ou d’accès a-t-elle empêché l’application ? Ces observations aident à décider de la suite, sans attribuer automatiquement tout changement à la formation.

Préparer votre formation Excel avec STRAFORMATION

Pour construire une demande exploitable, indiquez le nombre de salariés, les tâches visées, les acquis connus et les contraintes d’organisation. Vous pouvez utiliser ce message :

Nous souhaitons former [nombre] personnes à Excel. Nos priorités sont [tâche 1] et [tâche 2]. Les acquis semblent différents : [description courte]. Nous utilisons [version et environnement]. Nous recherchons une proposition précisant le positionnement, la répartition éventuelle en groupes, les exercices, la durée et le prix. Nos disponibilités sont [créneaux ou période].

Demander une proposition de formation Excel pour mon équipe

L’échange permettra d’examiner les parcours adaptés et les modalités possibles. La composition des groupes, le programme, les dates et le devis restent à confirmer selon votre projet.

Sources et programmes consultés

• France compétences — compétences visées par la certification Tosa Excel, RS7256.
• OPPBTP — différence entre formation intra et inter-entreprises.
• Microsoft Support — Power Query dans Excel et plateformes prises en charge.
• Programmes STRAFORMATION liés dans la section consacrée au choix du parcours, consultés le 9 novembre 2026.

La grille de répartition, la fiche de demande et le scénario fictif sont des propositions éditoriales originales. Ils servent à préparer un échange et ne délivrent pas de niveau certifié.