Politique de confidentialité

STRAFORMATION attache une importance particulière à la protection des données personnelles des visiteurs de son site, prospects, clients, apprenants, candidats aux examens, représentants d’entreprises, formateurs et partenaires.

La présente politique explique :

• quelles données sont collectées ;
• pour quelles raisons elles sont utilisées ;
• sur quelles bases juridiques les traitements reposent ;
• pendant combien de temps les données sont conservées ;
• à quels destinataires elles peuvent être transmises ;
• quels sont les droits des personnes concernées ;
• comment exercer ces droits ;
• comment sont utilisés les cookies et autres traceurs.

Cette politique s’applique aux données recueillies depuis le site StraFormation, par téléphone, par courrier électronique, par formulaire, lors d’un rendez-vous, au cours d’une formation ou dans le cadre de l’organisation d’un examen.

Le responsable du traitement de vos données personnelles est STRAFORMATION.

STRAFORMATION applique le principe de minimisation et cherche à ne recueillir que les informations nécessaires à la finalité poursuivie.

3.1. Demandes de contact, de rappel ou de devis

Les informations suivantes peuvent être collectées :

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• entreprise ou organisme représenté ;
• fonction professionnelle ;
• ville ou zone géographique ;
• formation recherchée ;
• objectif professionnel ou personnel ;
• situation professionnelle ;
• dispositif de financement envisagé ;
• disponibilités ;
• contenu du message ;
• historique des échanges.

3.2. Inscription et suivi d’une formation

Dans le cadre d’une inscription ou de la réalisation d’une formation, STRAFORMATION peut notamment traiter :

• identité et coordonnées ;
• date de naissance lorsque celle-ci est nécessaire ;
• situation professionnelle ;
• employeur ;
• financeur ;
• numéro ou référence de dossier ;
• programme et parcours suivis ;
• dates et horaires de formation ;
• feuilles d’émargement et justificatifs de présence ;
• résultats des tests de positionnement ;
• évaluations pédagogiques ;
• travaux ou exercices réalisés ;
• attestations, certificats et documents de fin de formation ;
• questionnaires de satisfaction ;
• échanges avec l’apprenant, l’employeur ou le financeur ;
• informations nécessaires à la facturation et au paiement ;
• réclamations et incidents éventuels.

STRAFORMATION ne demandera jamais les identifiants ou mots de passe personnels permettant d’accéder au compte Mon Compte Formation d’un utilisateur.

3.3. Inscription et participation à un examen

Pour organiser une inscription à un examen ou transmettre un dossier à un organisme certificateur, les données suivantes peuvent être demandées :

• nom, prénom et nom d’usage ;
• sexe ou civilité lorsque l’organisme d’examen l’impose ;
• date et lieu de naissance ;
• nationalité lorsque celle-ci est requise ;
• adresse postale ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• photographie d’identité ;
• copie ou références d’une pièce d’identité ;
• type, numéro, date de délivrance et date d’expiration du document ;
• examen et épreuves choisis ;
• langue ou version de l’examen ;
• date et lieu de session ;
• résultats, notes ou niveau obtenu ;
• numéro de candidat ;
• besoins particuliers d’aménagement.

La liste exacte dépend de l’examen concerné et des exigences de l’organisme certificateur.

Les copies de pièces d’identité ne doivent être conservées que pendant la durée nécessaire à la vérification du dossier et au respect des obligations imposées par l’organisme d’examen.

3.4. Données relatives au handicap ou à la santé

Certaines informations concernant un handicap, une restriction médicale ou un besoin d’aménagement peuvent être recueillies lorsqu’elles sont nécessaires pour adapter une formation ou organiser un examen.

Ces informations sont limitées au strict nécessaire, traitées avec une confidentialité renforcée et accessibles uniquement aux personnes ayant besoin d’en connaître.

Lorsque cela est requis, leur traitement repose sur le consentement explicite de la personne concernée ou sur une autre base prévue par la réglementation.

Il est donc déconseillé d’affirmer sur le site qu’aucune donnée de santé ou donnée sensible n’est jamais collectée.

3.5. Appels téléphoniques et courriers électroniques

Lorsque vous contactez STRAFORMATION, les informations suivantes peuvent être traitées :

• numéro appelant ;
• identité ;
• date et heure de l’appel ;
• motif de la demande ;
• notes prises par le conseiller ;
• contenu et pièces jointes des courriers électroniques ;
• historique du suivi.

Les appels ne sont pas enregistrés, sauf information préalable claire de l’appelant.

3.6. Newsletter et communications commerciales

Lorsqu’une newsletter ou des communications commerciales sont proposées, STRAFORMATION peut traiter :

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone, selon le canal choisi ;
• consentement et preuve du consentement ;
• date d’inscription ;
• préférences ;
• historique d’ouverture ou de clic, si cette fonctionnalité est utilisée ;
• date de désinscription.

Aucun outil de newsletter dédié n’est utilisé à la date de la présente politique.

3.7. Données de paiement

Lorsqu’un paiement en ligne est proposé, les informations nécessaires à la transaction peuvent être transmises directement au prestataire de paiement.

STRAFORMATION n’a pas vocation à conserver les numéros complets de carte bancaire ni les cryptogrammes.

Les données administratives liées au paiement, comme le montant, la date, la référence de transaction et le statut du règlement, peuvent être conservées par STRAFORMATION.

3.8. Données techniques et de navigation

Lors de la consultation du site, certaines informations techniques peuvent être recueillies :

• adresse IP ;
• date et heure de connexion ;
• pages consultées ;
• source de la visite ;
• type d’appareil ;
• système d’exploitation ;
• navigateur ;
• identifiants techniques ;
• événements de navigation ;
• actions réalisées sur le site ;
• informations relatives aux cookies et au consentement.

Ces informations peuvent être traitées par STRAFORMATION et par ses prestataires techniques.

Les traitements peuvent être réalisés pour les finalités suivantes.

Répondre aux demandes de contact, de rappel et de devis

Finalités :

• comprendre la demande ;
• orienter la personne ;
• proposer une formation ;
• établir un devis ;
• vérifier les possibilités de financement ;
• organiser un rendez-vous.

Bases juridiques :

• mesures précontractuelles prises à la demande de la personne ;
• intérêt légitime de STRAFORMATION à répondre aux demandes qui lui sont adressées.

Gérer les inscriptions et exécuter les formations

Finalités :

• inscrire l’apprenant ;
• organiser la formation ;
• assurer le suivi pédagogique ;
• suivre la présence ;
• réaliser les évaluations ;
• délivrer les documents de fin de formation ;
• gérer les paiements ;
• répondre aux financeurs ;
• traiter les réclamations.

Bases juridiques :

• exécution du contrat ;
• obligations légales et réglementaires applicables aux organismes de formation ;
• intérêt légitime à assurer la qualité et la traçabilité des prestations.

Organiser les examens et certifications

Finalités :

• vérifier l’identité et l’éligibilité du candidat ;
• inscrire le candidat ;
• organiser les épreuves ;
• transmettre les informations à l’organisme certificateur ;
• communiquer les convocations et résultats ;
• prévenir la fraude ;
• répondre aux contrôles.

Bases juridiques :

• exécution du contrat ou mesures précontractuelles ;
• obligations imposées par l’organisme certificateur ;
• obligations légales ;
• intérêt légitime lié à la sécurité et à l’intégrité des examens.

Gérer les financements

Finalités :

• constituer les dossiers ;
• vérifier l’éligibilité administrative ;
• communiquer avec l’employeur, l’OPCO, France Travail, la Caisse des dépôts ou un autre financeur ;
• justifier de la réalisation de la formation ;
• obtenir le règlement de la prestation.

Bases juridiques :

• exécution du contrat ;
• obligations légales ;
• intérêt légitime de STRAFORMATION et du bénéficiaire à obtenir le financement demandé.

Réaliser des enquêtes de satisfaction

Finalités :

• mesurer la satisfaction ;
• améliorer les formations ;
• traiter les difficultés ;
• répondre aux exigences qualité.

Bases juridiques :

• intérêt légitime de STRAFORMATION ;
• obligations contractuelles ou réglementaires liées à la qualité des formations.

Envoyer des communications commerciales

Finalités :

• présenter de nouvelles formations ;
• communiquer sur des examens ;
• informer sur les actualités et événements ;
• proposer des services similaires.

Bases juridiques :

• consentement lorsque celui-ci est exigé ;
• intérêt légitime dans les cas autorisés par la réglementation, notamment pour certaines communications adressées à des clients concernant des prestations similaires.

Chaque communication électronique doit permettre une désinscription simple et gratuite.

Mesurer l’audience et les performances du site

Finalités :

• établir des statistiques ;
• comprendre l’utilisation du site ;
• améliorer les contenus et les parcours ;
• mesurer les conversions ;
• évaluer les campagnes publicitaires.

Bases juridiques :

• consentement pour les traceurs qui ne sont pas strictement nécessaires ;
• intérêt légitime uniquement pour les outils pouvant bénéficier d’une exemption de consentement et configurés conformément aux conditions applicables.

Sécuriser le site et prévenir les abus

Finalités :

• détecter les tentatives d’intrusion ;
• lutter contre les formulaires indésirables ;
• prévenir la fraude ;
• assurer la continuité du service ;
• conserver des journaux techniques.

Base juridique :

intérêt légitime de STRAFORMATION à sécuriser ses systèmes et ses services.

Respecter les obligations légales

Finalités :

• comptabilité et facturation ;
• gestion des contrôles ;
• preuve de la réalisation des formations ;
• réponse aux autorités ;
• gestion des contentieux ;
• respect des obligations fiscales et sociales.

Base juridique :

respect d’une obligation légale.

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour répondre à la demande ou réaliser la prestation.

L’absence de certaines informations peut empêcher STRAFORMATION :

• de répondre à une demande ;
• d’établir un devis ;
• d’inscrire une personne à une formation ;
• de constituer un dossier de financement ;
• d’inscrire un candidat à un examen ;
• d’émettre une facture ou une attestation.

Les champs facultatifs doivent être clairement identifiés comme tels.

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leur mission.

Elles peuvent notamment être communiquées :

• au gérant et aux salariés habilités de STRAFORMATION ;
• aux conseillers chargés des inscriptions ;
• aux responsables pédagogiques ;
• aux formateurs, dans la limite des informations nécessaires ;
• au référent handicap ;
• au personnel administratif et comptable ;
• aux organismes certificateurs ;
• aux centres ou partenaires d’examen ;
• aux employeurs clients ;
• aux OPCO ;
• à France Travail ;
• à la Caisse des dépôts et consignations dans le cadre du CPF ;
• aux autres organismes financeurs ;
• aux administrations et autorités habilitées ;
• aux commissaires aux comptes, conseils et prestataires juridiques lorsque cela est nécessaire ;
• aux prestataires informatiques et techniques agissant pour le compte de STRAFORMATION.

Les données ne sont pas vendues à des tiers.

Selon les outils effectivement utilisés, les données peuvent être traitées par les catégories de prestataires suivantes :

• hébergeur du site ;
• agence de développement et de maintenance ;
• prestataire de messagerie ;
• outil de gestion de formulaires ;
• outil de gestion commerciale ou CRM ;
• outil d’automatisation ;
• plateforme pédagogique ;
• outil de visioconférence ;
• outil de stockage documentaire ;
• prestataire de signature électronique ;
• prestataire de paiement ;
• outil de newsletter ;
• solution de mesure d’audience ;
• plateforme publicitaire ;
• outil de lutte contre les messages indésirables ;
• cabinet comptable ;
• organismes certificateurs et partenaires d’examen.

Prestataires et outils utilisés à la date de la présente politique :

• OVH SAS : hébergement ;
• WordPress et ses extensions : fonctionnement du site ;
• n8n : automatisation et transmission interne des demandes ;
• Google Analytics : mesure d’audience, si actif ;
• Google Ads : mesure publicitaire et conversions, si actif ;
• Umami : mesure d’audience, si actif ;
• Messagerie professionnelle associée au domaine straformation.fr : gestion des échanges ;
• Stripe : traitement sécurisé des paiements en ligne ;
• outils internes de suivi commercial : gestion des demandes et des relations avec les prospects et clients ;
• aucun outil de newsletter dédié n’est actuellement utilisé ;
• outil de visioconférence sélectionné selon les besoins de la formation ;
• espaces pédagogiques numériques utilisés pour transmettre les supports et suivre les parcours ;
• stockage documentaire sécurisé accessible uniquement aux personnes habilitées ;
• solution de signature électronique utilisée lorsque la nature du document le nécessite ;
• mécanismes antispam intégrés aux formulaires du site.

STRAFORMATION doit tenir une liste interne actualisée de ses sous-traitants et vérifier l’existence des contrats de protection des données nécessaires.

Certains prestataires techniques peuvent traiter ou rendre accessibles des données depuis un pays situé hors de l’Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts existent, STRAFORMATION veille à ce qu’ils reposent sur un mécanisme juridique approprié, par exemple :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types ;
• des mesures contractuelles, techniques et organisationnelles complémentaires ;
• tout autre mécanisme reconnu par la réglementation.

Il ne faut pas affirmer qu’aucune donnée ne quitte l’Union européenne sans avoir préalablement vérifié la localisation et les conditions contractuelles de chaque prestataire.

Les données sont conservées uniquement pendant une durée proportionnée à leur finalité.

Demandes de contact et prospects

Les données peuvent être conservées pendant trois ans à compter du dernier contact actif émanant de la personne, sauf demande de suppression ou obligation de conservation différente.

Clients et apprenants

Les données nécessaires à l’exécution de la prestation sont conservées pendant la relation contractuelle.

Certaines informations peuvent ensuite être archivées pendant la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense des droits de STRAFORMATION, généralement dans la limite de la prescription applicable.

Documents comptables et factures

Les factures et pièces comptables sont conservées pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.

Pièces justifiant la réalisation d’une formation

Les documents pédagogiques, administratifs et financiers prouvant la réalité d’une formation sont conservés pendant la durée imposée par la réglementation, le financeur ou les conditions contractuelles applicables.

À titre indicatif :

• certaines pièces justificatives liées au certificat de réalisation doivent être conservées au moins trois ans ;
• les pièces justificatives relatives à certaines formations financées par le CPF doivent être conservées au moins quatre ans à compter de l’exécution de la formation ;
• une durée plus longue peut s’appliquer en raison d’un contrôle, d’un contentieux ou d’une obligation spécifique.

STRAFORMATION doit harmoniser cette durée dans ses procédures internes, ses conventions, ses CGV et son registre RGPD.

Examens et certifications

Les dossiers d’inscription, justificatifs d’identité, résultats et documents relatifs aux examens sont conservés selon :

• les exigences de l’organisme certificateur ;
• les délais de contestation ;
• les obligations de prévention de la fraude ;
• les obligations contractuelles ou réglementaires applicables.

Les durées applicables au TCF, au TEF, aux examens civiques et aux autres certifications sont fixées selon les exigences de chaque organisme certificateur, les délais de contestation et les obligations réglementaires correspondantes.

Les copies de pièces d’identité doivent être supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires, sauf obligation contraire clairement documentée.

Tests de positionnement

Les résultats des tests peuvent être conservés pendant la durée nécessaire à l’orientation, à la construction du parcours et au suivi de la formation.

Durée proposée : trois ans après le dernier contact ou la fin de la formation, sauf exigence différente.

Prospection commerciale et newsletter

Les données d’un prospect peuvent être conservées pendant trois ans à compter du dernier contact actif.

Les données d’un client utilisées pour lui proposer des prestations similaires peuvent être conservées pendant la relation commerciale puis pendant trois ans à compter de sa fin, sauf opposition.

Les preuves de consentement et de désinscription peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à la démonstration du respect des obligations de STRAFORMATION.

Enregistrements téléphoniques

Aucun enregistrement ne doit être réalisé sans information préalable.

Durée à préciser uniquement si les appels sont effectivement enregistrés.

Journaux techniques et sécurité

Les journaux de connexion et de sécurité sont conservés pendant une durée limitée.

Les journaux techniques sont conservés entre six et douze mois selon leur nature, leur finalité de sécurité et les paramètres de l’hébergeur.

Cookies et mesure d’audience

Les durées dépendent de chaque cookie et de sa finalité.

La durée de validité du choix exprimé par l’utilisateur et les durées de vie des traceurs doivent être configurées conformément aux recommandations applicables et affichées dans le gestionnaire de cookies.

STRAFORMATION met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données contre :

• l’accès non autorisé ;
• la perte ;
• l’altération ;
• la divulgation ;
• la destruction ;
• l’utilisation abusive.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la gestion des habilitations ;
• l’utilisation de mots de passe robustes ;
• l’authentification renforcée lorsque disponible ;
• le chiffrement des communications ;
• la sauvegarde des données ;
• la mise à jour des logiciels ;
• la limitation des accès aux dossiers ;
• la confidentialité imposée aux collaborateurs et prestataires ;
• la sécurisation des pièces d’identité et documents administratifs ;
• une procédure de gestion des incidents et violations de données.

Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, STRAFORMATION réévalue régulièrement ses mesures de protection.

Selon la nature du traitement et la base juridique utilisée, vous pouvez disposer des droits suivants :

• droit d’accès à vos données ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès ;
• droit de ne pas faire l’objet d’une décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé, lorsque les conditions légales sont réunies.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

Certains droits peuvent être limités lorsque STRAFORMATION doit conserver les données pour respecter une obligation légale, défendre ses droits ou exécuter un contrat.

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant :

Par courrier électronique :

contact@straformation.fr

Par courrier postal :

STRAFORMATION – Protection des données

21 rue d’Oslo

67000 Strasbourg

La demande doit permettre d’identifier suffisamment la personne concernée et de comprendre précisément le droit qu’elle souhaite exercer.

Une pièce d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur. Elle ne devra pas être conservée plus longtemps que nécessaire à la vérification.

STRAFORMATION répondra dans le délai prévu par la réglementation, généralement dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé lorsque la demande est complexe ou nombreuse, sous réserve d’en informer la personne.

Lorsque vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Site officiel de la CNIL : www.cnil.fr

Il n’existe plus d’obligation générale consistant à déclarer tous les traitements courants auprès de la CNIL. STRAFORMATION doit en revanche documenter sa conformité, tenir son registre des traitements lorsque cela est requis et respecter les principes du RGPD.

Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site, à sa sécurité, à la mémorisation des choix de confidentialité ou à l’utilisation d’une fonctionnalité expressément demandée.

Ils peuvent être déposés sans consentement lorsqu’ils remplissent strictement les conditions légales applicables.

Cookies de mesure d’audience

Ces cookies permettent de comprendre la fréquentation du site, les pages consultées et les parcours des visiteurs.

Selon leur configuration, ils peuvent nécessiter le consentement préalable de l’utilisateur.

L’utilisation de Google Analytics 4 ne doit pas être présentée automatiquement comme exemptée de consentement. Son fonctionnement, sa configuration et les éventuels transferts de données doivent être contrôlés.

L’utilisation d’Umami ne dispense pas automatiquement STRAFORMATION de toute obligation. Il convient de vérifier :

• le mode d’hébergement ;
• la collecte ou non de l’adresse IP ;
• l’usage de cookies ou d’identifiants ;
• les données enregistrées ;
• les durées de conservation ;
• la réutilisation éventuelle des données.

Cookies publicitaires

Des traceurs publicitaires peuvent être utilisés pour :

• mesurer les conversions issues de Google Ads ou d’autres campagnes ;
• attribuer une demande à une publicité ;
• limiter la répétition des annonces ;
• créer des audiences publicitaires ;
• réaliser du remarketing.

Ces traceurs ne doivent être activés qu’après le consentement de l’utilisateur lorsqu’un consentement est requis.

Contenus externes

L’affichage de vidéos, cartes, avis, publications sociales ou contenus provenant de plateformes tierces peut entraîner la transmission de données à ces plateformes.

Ces contenus doivent être bloqués avant consentement lorsqu’ils déposent des traceurs non nécessaires.

Gestion des choix

Lors de sa première visite, l’utilisateur doit pouvoir :

• accepter tous les traceurs facultatifs ;
• refuser tous les traceurs facultatifs aussi facilement ;
• sélectionner les catégories autorisées ;
• poursuivre sa navigation sans être contraint d’accepter ;
• modifier ou retirer son choix ultérieurement.

Un bouton ou lien permanent intitulé, par exemple, « Gérer mes cookies » doit être accessible depuis le pied de page.

Liste des cookies

La liste exacte des cookies, leur fournisseur, leur finalité et leur durée doit être générée après un audit technique réel du site.

Chaque formulaire doit présenter, au moment de la collecte, une information courte indiquant :

• l’identité du responsable du traitement ;
• la finalité de la collecte ;
• la base juridique ;
• le caractère obligatoire ou facultatif des champs ;
• les principaux destinataires ;
• la durée de conservation ou ses critères ;
• les droits de la personne ;
• le lien vers la présente politique.

Une case d’acceptation de la politique de confidentialité ne doit pas être utilisée pour faire croire que tous les traitements reposent sur le consentement.

La personne peut être informée de la politique sans devoir « l’accepter » lorsque le traitement repose sur le contrat, une obligation légale ou l’intérêt légitime.

Une case distincte, facultative et non précochée doit être utilisée pour l’inscription à une newsletter ou l’envoi de prospection nécessitant un consentement.

Lorsque des données concernant un mineur sont recueillies, STRAFORMATION vérifie si l’autorisation de son représentant légal est nécessaire.

Les informations sont adaptées à l’âge du mineur et limitées à ce qui est nécessaire à la formation, à l’examen ou à la prestation concernée.

À la date de la présente politique, STRAFORMATION ne prend pas de décision produisant des effets juridiques sur une personne sur la seule base d’un traitement entièrement automatisé.

Les outils d’automatisation peuvent aider à classer, transmettre ou suivre les demandes, mais une intervention humaine reste possible.

La présente politique peut être modifiée pour tenir compte :

• d’une évolution réglementaire ;
• d’une modification du site ;
• de l’ajout d’un outil ;
• d’une nouvelle formation ou activité d’examen ;
• d’une évolution des prestataires ;
• d’une recommandation de la CNIL ;
• d’une modification des pratiques internes de STRAFORMATION.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la page.

En cas de modification importante affectant les droits des personnes, STRAFORMATION pourra informer directement les personnes concernées lorsque cela est nécessaire.