Power Query : faut-il ajouter ou fusionner vos tables ?

Deux tableaux ne se combinent pas toujours de la même manière. Dans Power Query, Ajouter empile des lignes de même nature ; Fusionner rapproche des tables grâce à une ou plusieurs clés pour ajouter des informations correspondantes. Avant de cliquer, écrivez ce que représente une ligne dans chaque table et prédisez la forme du résultat.

La règle courte est la suivante :

• même type de ligne, réparti entre plusieurs périodes, agences ou fichiers : ajouter ;
• une table principale à enrichir ou contrôler avec un référentiel : fusionner ;
• grains incompatibles, clé absente ou clé dupliquée sans règle : ne combinez pas encore.

Cette distinction paraît simple. Pourtant, une mauvaise fusion peut multiplier silencieusement les lignes, tandis qu’un ajout de colonnes mal alignées peut créer des valeurs nulles. Le bon contrôle ne consiste donc pas seulement à obtenir une requête sans erreur : il faut prévoir le nombre de lignes, les colonnes attendues et les rejets.

L’outil : le test des 6 lignes avant de combiner

Prenez une copie fictive ou désensibilisée de vos données. N’utilisez pas de données personnelles ou confidentielles sans autorisation. Créez deux mini-tables de trois lignes et notez, avant toute opération :

1. ce que représente une ligne dans chaque table ;
2. si les tables contiennent le même type d’objet ;
3. la clé éventuelle de rapprochement ;
4. le nombre de lignes attendu ;
5. les colonnes attendues ;
6. le comportement prévu pour une clé absente ou dupliquée.

Ce petit test distingue le geste technique de la décision métier. Vous ne demandez plus seulement « où se trouve le bouton ? », mais « quelle table dois-je obtenir et comment prouver qu’elle est correcte ? ».

Ajouter : empiler des lignes de même nature

Imaginez deux exports de ventes mensuelles.

Ventes_Janvier

Ventes_Février

Chaque ligne représente une vente. Les deux tables ont le même grain et des colonnes de même sens. Le résultat attendu est une seule table de six lignes : janvier suivi de février.

Microsoft décrit l’ajout comme la création d’une table unique à partir du contenu de plusieurs tables. L’alignement se fait d’après le nom des colonnes, pas leur position. Si une colonne n’existe que dans une source, elle apparaît dans le résultat et les autres lignes reçoivent une valeur nulle à cet emplacement (documentation Microsoft sur l’ajout de requêtes).

Avant d’ajouter, contrôlez donc :

• le grain identique : une vente, une intervention, une facture ou une ligne de stock ;
• le sens et le type de chaque colonne ;
• les différences de nom comme CA et Chiffre_affaires ;
• la présence de la période ou de l’origine si elle est nécessaire à la traçabilité ;
• le nombre de lignes attendu après filtres et rejets.

Ajouter n’élimine pas automatiquement les doublons métier. Si les deux exports contiennent la même facture, les deux lignes seront empilées. La règle de dédoublonnage doit être définie séparément, avec une clé et une politique de conservation.

Fusionner : rapprocher deux tables grâce à une clé

Conservez la table Ventes_Janvier, puis ajoutez ce référentiel :

Clients

Une ligne de la première table est une vente ; une ligne de la seconde est un client. Les objets ne sont pas de même nature : les empiler n’aurait pas de sens. Il faut fusionner sur la clé Client pour rattacher la région et le responsable à chaque vente.

Microsoft définit la fusion comme une jointure entre deux tables existantes sur les valeurs correspondantes d’une ou plusieurs colonnes. Les colonnes de clé doivent avoir des types compatibles ; pour une clé composée, l’ordre de sélection doit être identique dans les deux tables (vue d’ensemble Microsoft sur la fusion).

Avec une fusion externe gauche partant de Ventes_Janvier, les trois ventes restent présentes si le référentiel contient une ligne unique pour chaque client. Après développement des colonnes Région et Responsable, le résultat doit encore comporter trois lignes.

Cette prédiction est votre premier contrôle. Si vous obtenez cinq lignes, la requête n’est pas forcément en panne : le référentiel contient peut-être plusieurs correspondances pour une même clé.

Le piège qui multiplie les lignes

Supposons que le référentiel contienne deux lignes pour C02 :

La table de janvier comporte deux ventes C02. Chacune trouve deux correspondances. Après développement, ces deux ventes deviennent quatre lignes ; ajoutée à la vente C01, la sortie atteint cinq lignes.

Ce résultat peut doubler des montants dans un rapport sans afficher d’erreur technique. Avant la fusion, mesurez donc l’unicité de la clé du côté supposé « référentiel ». Si plusieurs responsables sont légitimes, il faut décider du grain attendu : une ligne par client, par affectation, par période ou par couple client–responsable. Ce n’est pas Power Query qui peut choisir cette règle métier à votre place.

À l’inverse, une vente portant la clé C99 sans ligne correspondante reste présente dans une fusion externe gauche, mais les colonnes développées du référentiel sont nulles. Isolez ces absences dans un contrôle plutôt que de les transformer immédiatement en texte vide.

Ajouter, fusionner ou préparer d’abord ?

Si votre besoin est encore « combiner ces deux fichiers » sans description de la sortie, vous n’êtes pas prêt à choisir l’opération. Formulez plutôt : « obtenir une ligne par facture, conserver toutes les factures et ajouter la région du client applicable ».

Cas fictif : un reporting commercial qui double le chiffre d’affaires

Cette situation est une simulation pédagogique, pas un cas client StraFormation.

Une coordinatrice reporting ajoute douze exports mensuels. Elle obtient 18 420 lignes, exactement la somme des fichiers après exclusion des lignes de titre. Elle fusionne ensuite la table avec un référentiel commercial pour ajouter le secteur et le responsable.

La sortie contient 18 967 lignes. L’actualisation est verte, mais le total des ventes a augmenté. Le test révèle que certains clients possèdent deux responsables actifs dans le référentiel.

Trois corrections sont possibles selon la règle métier :

• filtrer le référentiel sur l’affectation active à la date du rapport ;
• accepter plusieurs affectations mais répartir ou agréger selon une règle documentée ;
• arrêter la publication et demander au propriétaire du référentiel de résoudre l’ambiguïté.

Supprimer arbitrairement les doublons serait une fausse correction : on cacherait la cause sans prouver quelle ligne doit rester.

Exercice corrigé

Pour chaque besoin, choisissez Ajouter, Fusionner ou Préparer d’abord.

1. Les agences envoient chacune une table avec les colonnes Date, Agence, Produit et Montant.
2. Une table de commandes doit recevoir le libellé produit depuis un catalogue identifié par CodeProduit.
3. Le catalogue contient trois lignes pour le même code, avec des dates de validité différentes.
4. Deux exports ont les mêmes données, mais l’un nomme la colonne Montant et l’autre CA.
5. Une liste de tickets doit retrouver un commentaire manuel grâce à TicketID.

Correction :

1. Ajouter, car les lignes sont de même nature ; contrôler la somme des volumes et l’origine.
2. Fusionner, si CodeProduit possède le même type et une correspondance maîtrisée.
3. Préparer d’abord : définir la version applicable avant la jointure, sinon les commandes peuvent être multipliées.
4. Préparer d’abord, puis ajouter : harmoniser les noms et vérifier que les colonnes ont le même sens.
5. Fusionner, avec contrôle de l’unicité de TicketID. Le guide sur les commentaires manuels après actualisation détaille ce cas particulier.

Quel parcours de formation demander ?

La formation Excel avec Power Query : nettoyer et automatiser les données distingue deux parcours :

• Fondations, 14 heures : connexion, types, valeurs nulles, erreurs, fusion, ajout, pivot, dépivot, chargement et actualisation ;
• Avancé, 21 heures : organisation des dépendances, paramètres, langage M utile, gestion des erreurs, performance et maintenance.

Le parcours Fondations correspond généralement à une première chaîne d’import, de nettoyage, d’ajout et de fusion contrôlée. Le parcours Avancé devient pertinent si vous devez traiter des dossiers variables, gérer des changements de schéma, paramétrer les sources ou transmettre la solution à d’autres auteurs. Le choix reste à confirmer par positionnement, version d’Excel, connecteurs disponibles et fichiers autorisés.

Si vous hésitez encore entre formules, TCD et Power Query, commencez par le guide quoi apprendre pour arrêter le copier-coller mensuel.

Préparer une demande utile

Pour permettre une orientation sérieuse, transmettez à StraFormation :

• votre rôle et celui du futur apprenant si ce n’est pas la même personne ;
• la version et la plateforme Excel utilisées ;
• les deux sources, décrites sans données confidentielles ;
• ce que représente une ligne dans chacune ;
• le résultat attendu, le nombre de lignes prévu et les colonnes à obtenir ;
• la clé envisagée, ses valeurs vides et ses doublons connus ;
• la fréquence d’actualisation, les contrôles, les destinataires et l’échéance ;
• un exemple fictif ou désensibilisé que vous êtes autorisé à partager.

Une bonne demande ne promet ni automatisation parfaite ni gain chiffré. Elle permet de choisir un parcours et des exercices qui feront apparaître les mauvaises correspondances avant qu’elles n’entrent dans le reporting.