Power Query : comment garder vos commentaires manuels après l’actualisation ?

Si vos commentaires sont saisis directement à droite d’un tableau chargé par Power Query, ne supposez pas qu’ils resteront attachés au bon dossier après Actualiser. Une actualisation peut ajouter, supprimer ou réordonner des lignes. La solution la plus robuste consiste à conserver la saisie manuelle dans une table séparée, à la relier à la source par une clé stable, puis à contrôler les doublons et les lignes sans correspondance.

La règle tient en une phrase : un commentaire doit suivre un identifiant métier, jamais une position de ligne.

Cet angle est une hypothèse éditoriale issue d’un risque technique courant, pas une demande récurrente observée chez StraFormation. Il vise une décision précise : continuer à annoter un résultat actualisé, ou construire une petite architecture de données avant d’automatiser davantage.

Pourquoi les commentaires peuvent se décaler

Power Query importe et transforme des données selon une suite d’étapes, puis recharge un résultat. Microsoft explique qu’une actualisation récupère la version la plus récente de la source, y compris ses ajouts, modifications et suppressions (Microsoft Support).

Prenons un tableau de tickets chargé dans Excel :

Le mois suivant, T-104 est clôturé, un nouveau ticket T-102 apparaît et la source est triée autrement. Si les commentaires vivent seulement dans des cellules adjacentes au résultat, leur position n’est pas une preuve de correspondance. Le bon commentaire peut sembler présent tout en désignant désormais une autre ligne.

Ce défaut est discret : le fichier ne produit pas forcément d’erreur. C’est précisément pourquoi le contrôle doit porter sur les clés et les correspondances, pas seulement sur l’absence de message rouge.

La méthode SOURCE–CLÉ–SAISIE–FUSION–CONTRÔLE

Cette méthode sépare ce qui vient du système, ce que l’équipe saisit et ce que le reporting affiche.

La contribution essentielle n’est donc pas « faire une fusion ». C’est d’abord définir le contrat de la clé, puis de rendre visibles les cas où ce contrat n’est plus respecté.

1. SOURCE : distinguer résultat actualisé et zone de saisie

Commencez par entourer le périmètre que Power Query reconstruit. Colonnes importées, colonnes calculées dans la requête et résultat chargé appartiennent à la chaîne d’actualisation. Ne les utilisez pas comme base implicite d’un formulaire manuel.

Créez plutôt un tableau Excel distinct, par exemple Saisie_Commentaires, avec seulement les champs nécessaires :

Ce tableau devient une source à part entière. Il doit avoir un propriétaire, une règle d’édition et, si plusieurs personnes travaillent en même temps, un emplacement adapté à la collaboration. Un classeur partagé n’est pas automatiquement un système de saisie multi-utilisateur fiable.

2. CLÉ : choisir ce qui doit suivre le commentaire

Une bonne clé est stable, présente dans les deux tables et unique au niveau de détail attendu.

Si aucune colonne ne suffit, une clé composite peut utiliser plusieurs champs. Microsoft permet de fusionner sur une ou plusieurs colonnes ; les colonnes appariées doivent avoir des types compatibles et, avec plusieurs colonnes, être sélectionnées dans le même ordre (Microsoft Learn).

Une clé fabriquée à partir d’informations instables ne devient pas fiable parce qu’elle est longue. Avant de l’adopter, testez au moins : valeurs vides, doublons, modification dans le temps et différence de type entre les tables.

3. SAISIE : garder la donnée manuelle explicite

La table de saisie ne doit pas recopier toute la source. Plus elle duplique de champs, plus il devient difficile de savoir quelle valeur fait foi.

Conservez seulement :

• la clé nécessaire au rapprochement ;
• les champs que l’équipe est autorisée à modifier ;
• une date de revue ou un auteur si la traçabilité le justifie ;
• éventuellement un état permettant de distinguer brouillon, validé et à revoir.

Évitez d’y stocker des informations personnelles ou sensibles sans besoin, droits et durée de conservation définis. Power Query peut rapprocher des tables ; il ne décide ni de la légitimité d’une collecte, ni des personnes autorisées à lire un commentaire.

4. FUSION : rattacher la saisie à la source

Pour afficher tous les enregistrements importés, y compris ceux qui n’ont pas encore de commentaire, utilisez généralement la source comme table de gauche et la saisie manuelle comme table de droite. Une jointure externe gauche conserve toutes les lignes de gauche et ajoute les correspondances trouvées à droite, selon la définition officielle de Microsoft.

Après la fusion, développez seulement les colonnes manuelles nécessaires. Le résultat final peut alors être trié ou actualisé : le commentaire est recherché par sa clé, pas repris de la cellule voisine.

Ce choix ne règle toutefois pas tout. Si la table manuelle contient deux lignes pour la même clé, la fusion peut multiplier les lignes de sortie. Si la clé change dans le système source, l’ancien commentaire devient orphelin. Ces cas doivent être traités avant utilisation du reporting.

5. CONTRÔLE : refuser les correspondances silencieuses

Préparez trois contrôles séparés :

1. doublons de saisie : plus d’une ligne manuelle pour une clé censée être unique ;
2. source sans saisie : ligne nouvelle ou commentaire non requis, à distinguer selon le processus ;
3. saisie sans source : dossier clôturé, clé modifiée, erreur de saisie ou historique à archiver.

Les jointures anti-gauche et anti-droite de Power Query servent justement à isoler les lignes présentes d’un côté sans correspondance de l’autre (Microsoft Learn). Ajoutez aussi un comptage avant/après fusion : si 1 200 lignes source deviennent 1 207 lignes après développement, l’unicité annoncée n’est probablement pas respectée.

Microsoft recommande par ailleurs de définir les bons types, profiler les données, documenter les étapes et organiser les grandes requêtes en modules pour faciliter leur maintenance (bonnes pratiques Power Query).

Exemple fictif : le commentaire suit le ticket

Une équipe fictive suit trois tickets : T-104, T-108 et T-112. Elle conserve ses commentaires dans Saisie_Commentaires et fusionne cette table avec l’export du support.

Après actualisation :

• T-104 disparaît de l’export actif parce qu’il est clôturé ;
• T-108 change de position ;
• T-115 apparaît ;
• T-112 conserve sa position par hasard.

Le résultat correct est le suivant : le commentaire de T-108 suit T-108 ; T-115 apparaît sans commentaire ; la saisie de T-104 ressort dans la liste « sans source » pour décision d’archivage. Le résultat incorrect serait de faire glisser mécaniquement les anciens commentaires sur les nouvelles lignes.

Ce cas est une simulation pédagogique. Il ne décrit pas un fichier client ni une règle universelle d’archivage.

Exercice corrigé : quelle clé et quel contrôle ?

Vous consolidez des demandes provenant de plusieurs agences. Chaque export contient Agence, NumeroDossier, NomClient, DateOuverture et Montant. Deux agences peuvent utiliser le même numéro de dossier.

Question 1. Quelle clé choisir ?

Corrigé. NumeroDossier seul n’est pas unique. La paire Agence + NumeroDossier est une candidate plus crédible, à condition que les deux champs restent stables et aient le même type dans les deux tables. Il faut tester les doublons et les valeurs vides avant la fusion.

Question 2. Le résultat passe de 850 à 856 lignes après fusion. Peut-on publier ?

Corrigé. Non sans diagnostic. Le premier contrôle consiste à chercher plusieurs lignes manuelles pour une même clé composite. Une jointure un-à-plusieurs peut dupliquer des lignes importées et fausser les totaux.

Question 3. Six commentaires n’ont plus de dossier source. Faut-il les supprimer ?

Corrigé. Pas automatiquement. Il faut distinguer clôture normale, changement de clé, erreur et conservation nécessaire. La requête signale l’écart ; la règle métier décide de l’archivage ou de la correction.

Quand cette architecture ne suffit pas

Une table Excel séparée et une fusion conviennent à un volume et à une collaboration maîtrisés. Cherchez une solution plus structurée si :

• plusieurs personnes doivent modifier simultanément de nombreuses lignes ;
• les droits diffèrent selon les champs ou les dossiers ;
• l’historique détaillé de chaque modification est obligatoire ;
• un commentaire déclenche une validation, une notification ou une action dans un autre système ;
• la clé source peut être réattribuée ou supprimée sans correspondance durable.

Dans ces situations, le besoin dépasse la préparation de données : base métier, formulaire contrôlé, workflow ou gouvernance peuvent devenir nécessaires. Power Query reste utile pour lire et rapprocher, mais il n’est pas, à lui seul, l’outil de saisie ou d’orchestration.

Quelle formation Power Query choisir pour ce besoin ?

L’offre Formation Excel avec Power Query : nettoyer et automatiser les données distingue deux parcours :

• Fondations, 14 heures : connexion, types, valeurs nulles, erreurs, fusion, ajout, pivot, chargement et actualisation ;
• Avancé, 21 heures : organisation des dépendances, paramètres, langage M utile, gestion des erreurs, performance et maintenance.

Le parcours Fondations peut convenir si vous devez construire votre première séparation source/saisie, choisir une clé et réaliser une fusion contrôlée. Le parcours Avancé devient pertinent si vous combinez plusieurs sources, devez industrialiser les contrôles, gérer des changements de schéma ou transmettre la solution à d’autres auteurs. Ce choix reste à confirmer par positionnement, version d’Excel, connecteurs disponibles et fichiers autorisés.

Pour une demande utile, indiquez : votre version et plateforme Excel, les sources, la fréquence d’actualisation, les champs manuels, les clés candidates, les doublons connus, le nombre de personnes qui saisissent, les contrôles attendus, le livrable, le format et l’échéance. Un exemple désensibilisé vaut mieux qu’un classeur contenant des données réelles non autorisées.

Si votre difficulté principale est plutôt un chemin cassé ou un fichier impossible à reprendre par un collègue, lisez Power Query : rendre un reporting transmissible quand la source change de dossier.

Avant de demander un devis, faites un test simple : actualisez avec une ligne ajoutée, une ligne supprimée, un ordre différent et une clé dupliquée. Si vos commentaires suivent les identifiants et que chaque anomalie apparaît dans un contrôle, votre architecture commence à devenir défendable. Cela ne garantit ni l’intégrité de toute la chaîne, ni le financement, ni le résultat d’une formation ; cela transforme toutefois un risque silencieux en décision vérifiable.