Power Query : ajouter ou fusionner des tableaux sans fausser les totaux

Vous devez réunir plusieurs exports Excel et le résultat paraît correct, jusqu’au moment où le chiffre d’affaires augmente sans nouvelle vente. Utilisez l’ajout pour empiler des lignes de même nature ; utilisez la fusion pour rapprocher des informations à partir d’une clé. Puis contrôlez le nombre de lignes, les identifiants et les totaux après l’opération.

La distinction est simple. Le piège l’est moins : une fusion peut multiplier les lignes lorsque plusieurs correspondances existent pour une même clé. Voici un exemple complet pour reconnaître ce risque et choisir une méthode de travail reproductible.

Partir de la question, pas du bouton

Avant d’ouvrir une commande, terminez cette phrase : « Une ligne de mon résultat doit représenter… ». Une commande ? Une ligne de commande ? Un client ? Une combinaison de client et de mois ?

Cette définition évite de rapprocher des tableaux qui ne décrivent pas le même niveau de détail. Un export contenant une ligne par commande et un autre contenant une ligne par article commandé ne deviennent pas comparables parce qu’ils comportent tous deux une colonne « Montant ».

L’ajout de Power Query aligne les colonnes selon leur nom, pas leur position. Une colonne absente dans une source donne des valeurs nulles pour les lignes concernées. Source : Microsoft, ajouter des requêtes.

Renommer deux colonnes de la même façon n’assure toutefois pas qu’elles contiennent la même chose. Un montant hors taxe, un montant toutes taxes comprises et un montant dans une autre devise nécessitent une règle explicite avant toute consolidation.

Le jeu de données fictif à reproduire

Dans cet exemple pédagogique, chaque ligne représente exactement une commande. Les montants sont exprimés dans la même unité et suivent la même définition. Les deux périodes ne se chevauchent pas. Il ne s’agit pas de données d’une entreprise réelle.

Tableau Commandes_A

Tableau Commandes_B

Le premier tableau contient trois commandes pour un total de 230. Le second contient une commande pour 70. Après un ajout correct, on attend quatre lignes, quatre identifiants de commande distincts et un total de 300.

Ces trois contrôles répondent à des questions différentes. Le nombre de lignes repère un changement de volume ; les identifiants révèlent une éventuelle répétition ; le total vérifie l’effet sur le montant. Aucun de ces contrôles, pris seul, ne démontre que toutes les données sont justes.

Ajouter les deux périodes : ce qu’il faut vérifier

Chargez les deux tableaux dans Power Query et examinez leurs en-têtes et leurs types de données. Dans cet exemple, les identifiants doivent rester des identifiants textuels et les montants doivent être interprétés comme des nombres.

Dans l’éditeur, la commande d’ajout se trouve dans les opérations de combinaison. L’option d’ajout en tant que nouvelle requête permet de créer le résultat combiné en conservant les requêtes sources séparées. Les libellés peuvent varier selon la langue et l’environnement. Documentation Microsoft sur l’ajout.

Après l’opération, vérifiez que O1, O2, O3 et O4 apparaissent chacun une fois. Contrôlez aussi qu’aucune deuxième colonne de montant n’a été créée par un en-tête différent, par exemple « Montant » dans un fichier et « Total » dans l’autre.

Si un export contient déjà toutes les périodes précédentes, l’empiler avec celui du mois précédent peut répéter des commandes. Dans ce cas, le problème vient du périmètre des fichiers. Définissez les sources à retenir avant de chercher une correction automatique des doublons.

Fusionner avec un référentiel : la clé doit correspondre au besoin

Nous voulons maintenant rattacher une région à chaque commande. Le référentiel fictif est le suivant :

Fusionnez la table des quatre commandes avec ce référentiel sur ClientID. Pour conserver toutes les commandes, y compris celles dont le client serait absent du référentiel, examinez une jointure externe gauche, avec les commandes à gauche.

Microsoft précise que les colonnes utilisées pour le rapprochement doivent avoir le même type de données ; leurs noms peuvent être différents. Une fusion peut aussi utiliser plusieurs colonnes, dont l’ordre de sélection doit être cohérent entre les deux tables. Source : Microsoft, présentation des fusions.

La fusion produit une colonne contenant les correspondances. Développez la colonne Région pour obtenir l’information attendue. Avec le référentiel unique ci-dessus, le résultat conserve quatre lignes et un total de 300.

Une jointure externe gauche conserve les lignes de la table de gauche et fournit les correspondances de droite ; en l’absence de correspondance, les colonnes développées contiennent des valeurs nulles. Source : Microsoft, jointure externe gauche.

Le piège : une clé présente deux fois gonfle le résultat

Remplaçons maintenant le référentiel par cette version défectueuse pour notre besoin :

Les commandes O1 et O3 appartiennent toutes deux à C1. Chacune trouve désormais deux correspondances. Après développement, chacune apparaît deux fois : une avec Est, une avec Sud.

Le résultat contient six lignes et un total de 480. L’écart de 180 correspond à la répétition de 100 et de 80. Il n’y a aucune vente supplémentaire : la structure du rapprochement a changé le nombre de lignes sur lesquelles le montant est additionné.

La documentation de la fonction de développement explique qu’une table imbriquée peut être développée en plusieurs lignes et colonnes. C’est ce mécanisme qui rend la multiplication visible dans notre exemple. Source : Microsoft, Table.ExpandTableColumn.

Ne supprimez pas arbitrairement l’une des régions pour retrouver 300. C1 a peut-être changé de région à une date donnée, ou le référentiel décrit plusieurs établissements. Il faut déterminer la règle métier : une ligne valide par client, une clé plus précise, une période de validité ou un autre résultat attendu. Le total ne choisit pas cette règle à votre place.

Un client absent : conserver, exclure ou corriger ?

Repartons du référentiel sans doublon, puis retirons C3. Avec une jointure externe gauche suivie du développement, O4 reste présente avec une région nulle. Le résultat conserve quatre commandes et 300 au total.

Avec une jointure interne, seules les correspondances seraient conservées : O4 disparaîtrait, donnant trois commandes et 230. Ce résultat peut être voulu pour une analyse limitée aux clients référencés, mais il ne convient pas à un reporting censé couvrir toutes les commandes.

Décidez donc du traitement des absents avant publication. Une région manquante doit être repérée et expliquée ; elle ne doit pas conduire à une suppression silencieuse si le périmètre annoncé comprend toutes les ventes. N’assimilez pas non plus automatiquement une valeur nulle à zéro : l’absence d’information et un montant nul ne portent pas le même sens.

La fiche de contrôle « lignes, clés, montants » à copier

Copiez cette fiche dans votre procédure de reporting. Complétez les valeurs attendues avant de constater le résultat.

Une ligne représente : …
Sources et périodes retenues : …
Opération choisie et raison : ajout / fusion / autre …
Clé de rapprochement et types : …
Nombre de correspondances attendu par clé : …
Règle pour les clés absentes ou multiples : …
Avant : lignes … / identifiants distincts … / montant …
Après : lignes … / identifiants distincts … / montant …
Écart expliqué par : …
Anomalies restant à résoudre : …
Contrôle lors de la prochaine actualisation : …

Dans notre cas, le contrôle après la fusion défectueuse donne six lignes mais seulement quatre CommandeID distincts. Ce signal est plus instructif que « le total semble élevé » : il localise la recherche sur les correspondances et le développement.

Pour vos fichiers réels, conservez aussi la provenance des lignes, par exemple le nom du fichier ou la période. Vous pourrez retrouver une anomalie sans tenter de deviner quel export l’a introduite.

Exercice corrigé : quelle opération et quel résultat ?

Question 1. Vous recevez les commandes d’une nouvelle période, avec la même structure et sans recouvrement. Faut-il fusionner sur ClientID pour les réunir avec l’historique ?

Correction. Non : l’objectif est d’empiler les commandes, donc d’examiner un ajout. Plusieurs commandes peuvent appartenir au même client ; une fusion sur ce seul identifiant ne représente pas l’empilement recherché.

Question 2. Votre fusion conserve quatre lignes avant le développement, puis en affiche six. Où regarder en priorité ?

Correction. Dans les correspondances de la table de droite. Dans notre simulation, C1 apparaît deux fois dans le référentiel. Contrôlez la cardinalité attendue avant de supprimer des lignes ou de modifier la somme.

Question 3. La jointure interne donne 230 au lieu de 300. La formule de somme est-elle nécessairement fausse ?

Correction. Non : dans notre cas, la commande sans client référencé a été exclue. Il faut vérifier le périmètre conservé par la jointure. Les chiffres de cet exercice sont des résultats attendus d’un jeu fictif ; ils ne constituent pas un audit de votre classeur.

Si les lignes chargées sont correctes mais que la somme de la feuille reste inattendue, poursuivez avec les cinq vérifications d’une somme Excel : plage, types de cellules, filtres, recalcul et arrondis. Ce contrôle complète celui des transformations en amont.

Quel apprentissage demander pour votre reporting ?

La formation Excel Power Query de StraFormation présente des parcours couvrant notamment l’import, les transformations, les ajouts, les fusions et les contrôles. Le niveau adapté dépend de ce que vous savez déjà réaliser et maintenir.

Si vous débutez, apportez un exemple anonymisé du reporting visé et précisez vos acquis sur les tableaux Excel, les filtres et les formules simples. Si vous combinez déjà des sources, décrivez plutôt ce qui résiste : clés multiples, changements de structure, rapprochements incomplets ou actualisation du mois suivant.

Indiquez votre version d’Excel, votre environnement, les sources utilisées et la fréquence du reporting. Faites confirmer la compatibilité des exercices, les prérequis, le programme, les modalités et le prix. Le bon objectif de formation est concret : produire un résultat dont vous pouvez expliquer les lignes, les correspondances et les écarts, puis refaire ces contrôles à la prochaine actualisation.

Couverture : illustration conceptuelle générée par IA ; la fermeture à glissière évoque le rapprochement des données, sans représenter une opération technique exacte.