Liste déroulante Excel : comment la créer et modifier les choix

Dans votre fichier de suivi, une personne écrit « reçu », une autre « nouvelle demande » et une troisième « à traiter ». Vous devez ensuite deviner si ces expressions désignent la même étape. Une liste déroulante donne à l’équipe un vocabulaire commun, directement dans les cellules.

Pour créer une liste déroulante dans Excel, écrivez les choix dans des cellules, sélectionnez la zone à remplir, puis ouvrez Données > Validation des données et choisissez Liste. Indiquez les cellules contenant les choix et activez la flèche de sélection.

Voici un exemple à reproduire pour suivre des demandes clients. Il s’adresse aux débutants qui savent sélectionner des cellules et enregistrer un classeur. Le parcours principal suit les commandes d’Excel sur ordinateur en français ; certains libellés et emplacements diffèrent sur Mac et dans Excel pour le web. Les liens Microsoft proposent les variantes disponibles.

Préparer les choix et les cellules à remplir

Travaillez dans un nouveau classeur ou dans une copie de votre fichier. Pour l’exercice, inscrivez Référence, Demande et Statut dans les cellules A1, B1 et C1, puis préparez trois lignes fictives :

Les indications « À laisser vide au départ » sont des consignes : ne les saisissez pas dans les cellules C2, C3 et C4.

Plus à droite, inscrivez Statuts autorisés en H1, puis les trois choix suivants :

Dans notre exemple, Reçue signifie que la demande est enregistrée, À compléter qu’une information manque et Traitée que l’action prévue a été réalisée. Ces définitions sont proposées pour l’exercice : adaptez-les à votre activité avant de diffuser le fichier.

Retenez la différence entre les deux zones : H2 à H4 contient les choix proposés ; C2 à C20 sera la zone de saisie. La première est votre petit dictionnaire. La seconde accueille le statut de chaque demande. Les lignes encore inutilisées restent disponibles pour la suite du suivi.

Créer la liste déroulante, étape par étape

1. Sélectionnez les cellules de C2 à C20.
2. Ouvrez Données > Validation des données.
3. Dans l’onglet Options ou Paramètres, choisissez Liste dans Autoriser.
4. Cliquez dans Source, puis sélectionnez à la souris les cellules de H2 à H4. Laissez H1 hors de la sélection.
5. Cochez Liste déroulante dans la cellule, puis validez avec OK.

Sélectionnez C2 et ouvrez sa flèche. Vous devez retrouver les trois statuts. Choisissez Reçue, puis recommencez en C3 avec À compléter et en C4 avec Traitée.

La procédure Microsoft pour créer une liste déroulante détaille les commandes selon l’environnement. La flèche d’un filtre en haut d’une colonne remplit une autre fonction : elle sert à afficher certaines lignes, pas à choisir la valeur d’une cellule.

Empêcher une saisie qui ne figure pas dans la liste

Revenez dans les paramètres de validation de la zone C2 à C20. Dans Alerte d’erreur, activez l’affichage de l’alerte et choisissez le style Arrêter, décrit par Microsoft. Ajoutez un message utile, par exemple : « Choisissez un statut dans la liste. Si aucun ne convient, signalez le cas au responsable du fichier. »

Essayez ensuite de taper Urgent directement dans C5. Cette valeur doit être refusée. Un simple Avertissement laisse la possibilité de continuer : il ne correspond pas à l’objectif de cet exercice.

« Urgent » exprime une priorité, alors que notre colonne décrit un avancement. Si l’équipe a besoin des deux informations, prévoyez une colonne Priorité distincte. Ajouter tous les mots dans une seule liste finit par mélanger les questions auxquelles le tableau doit répondre.

Microsoft explique les types d’alertes et les limites de la validation. Une alerte de saisie ne remplace pas le contrôle des données déjà présentes ou importées.

Modifier un choix ou ajouter une nouvelle option

Pour renommer un choix, modifiez son texte dans la zone H2 à H4, puis ouvrez une liste de saisie pour contrôler le résultat. Vérifiez aussi les lignes déjà remplies : modifier le vocabulaire proposé ne suffit pas à garantir la cohérence de l’historique.

Pour ajouter un quatrième choix, inscrivez En attente du client en H5. Dans notre montage avec une plage fixe, cette cellule est en dehors de la source initiale. Sélectionnez C2 à C20, rouvrez la validation et remplacez la sélection source par les cellules de H2 à H5. Validez, puis cherchez la nouvelle option en C5 et en C20.

Si votre liste provient d’un fichier existant, consultez d’abord son champ Source : un nom, une plage de cellules et des valeurs tapées directement ne se modifient pas de la même façon. La documentation Microsoft sur l’ajout et la suppression de choix distingue ces cas.

Appliquer la même liste à d’autres lignes

Pour préparer davantage de demandes dans cet exercice, sélectionnez par exemple C21 à C50, puis appliquez la même validation à partir des cellules H2 à H5. Testez C50 avant d’annoncer à l’équipe que la zone est prête.

Sur Excel de bureau, vous pouvez aussi copier une cellule correctement paramétrée, sélectionner la destination, puis utiliser Collage spécial > Validation. Cette option transmet la règle de validation, sans recopier le statut déjà saisi dans la cellule modèle. Microsoft la décrit dans ses options de collage.

Soyez attentif aux collages ordinaires : ils peuvent remplacer des paramètres de la destination. Par ailleurs, une valeur copiée peut échapper au message prévu pour une saisie directe. Une flèche visible ne prouve donc pas que toutes les données de la colonne sont conformes. Après un import ou un collage, vérifiez les valeurs et les règles.

La fiche de contrôle avant de partager votre fichier

Cette fiche sert à vérifier votre propre classeur. Elle ne constitue ni une certification de niveau Excel ni une garantie contre toute modification ultérieure.

Laissez une consigne visible dans le fichier : « Choisissez le statut dans la liste. Ne modifiez pas les choix sans vérifier leur sens avec l’équipe. » Vous évitez ainsi qu’une personne remplace discrètement un libellé utilisé dans les suivis précédents.

Si un test échoue, notez la cellule, l’action et le résultat observé. « La liste ne marche pas » donne peu de prise. « En C20, le quatrième choix manque alors qu’il apparaît en C2 » oriente déjà vers une différence de paramétrage.

Exercice corrigé : la nouvelle option est introuvable

Situation fictive. Vous avez créé la liste sur C2 à C20 à partir de H2 à H4. Un collègue écrit ensuite « En attente du client » en H5. Il ne trouve pas cette option dans C8 et la tape à la main. Excel la refuse.

Avant de modifier le fichier, répondez à trois questions :

1. Où se trouve le nouveau choix ?
2. Quelles cellules constituent encore la source de la règle ?
3. Faut-il supprimer l’alerte ou modifier cette source ?

Correction. Le choix est en H5, alors que la source se termine en H4. Le refus n’est pas la preuve d’une panne : la valeur saisie ne figure pas dans la liste autorisée par cette règle. Conservez le contrôle et étendez la source jusqu’à H5 pour les cellules concernées. Vérifiez ensuite C8 et la dernière cellule de la zone.

Discutez également le sens du nouveau statut. « À compléter » et « En attente du client » peuvent se chevaucher. Pour cet exercice, vous pouvez réserver le premier aux informations à réunir en interne et le second à une réponse demandée au client. Si l’équipe n’a pas besoin de cette distinction, un quatrième choix n’améliore pas forcément le suivi.

Que vérifier si la liste déroulante ne fonctionne pas ?

La flèche manque. Sélectionnez la cellule concernée et contrôlez qu’elle possède bien une validation de type Liste, avec l’option d’affichage cochée. Microsoft détaille ce point et recommande des essais avec des valeurs acceptées et refusées dans son guide Appliquer une validation des données aux cellules.

Le menu contient des blancs ou le titre de la liste. Examinez les cellules réellement sélectionnées comme source. Dans l’exercice, les trois premières options se trouvent en H2, H3 et H4. H1 est un en-tête ; H5 ne doit entrer dans la source qu’une fois le quatrième choix ajouté.

La commande est indisponible. Vérifiez notamment la protection de la feuille et les contraintes de partage du fichier. Demandez au responsable du classeur de faire le changement si vous n’avez pas les droits nécessaires.

Les trois choix apparaissent comme un seul texte. Si vous les avez tapés directement dans Source, reprenez la méthode avec un choix par cellule et une sélection à la souris. Elle évite de dépendre du séparateur utilisé pour saisir une liste en ligne.

Quelle formation choisir pour rendre vos tableaux plus fiables ?

La liste déroulante répond à une petite partie du problème. Un tableau partagé doit aussi garder des colonnes compréhensibles, des lignes correctement triées et des calculs vérifiables.

La formation Excel débutant de STRAFORMATION aborde précisément les listes déroulantes simples, la structure des tableaux, les filtres et les contrôles. Elle convient à un besoin de consolidation des bases ; un positionnement permet de préciser ce qu’il faut réellement travailler.

Pour préparer une demande utile, indiquez votre version d’Excel, le type de fichier que vous entretenez, les personnes qui le remplissent et deux difficultés récurrentes. Vous pouvez décrire le tableau ou fournir un exemple fictif, sans transmettre de données clients. L’objectif est concret : construire un fichier que vous savez créer, modifier et contrôler vous-même.

Sources

Documentation consultée le 9 novembre 2026. Les données, les définitions de statuts et l’exercice de cet article sont fictifs et originaux.

• Microsoft Support — Créer une liste déroulante.
• Microsoft Support — Appliquer une validation des données aux cellules.
• Microsoft Support — Ajouter ou supprimer des éléments dans une liste déroulante.
• Microsoft Support — En savoir plus sur la validation des données.
• Microsoft Support — Options de collage.
• STRAFORMATION — Programme Excel débutant.