Power Query : un nouveau fichier manque au reporting — 6 contrôles avant de modifier la requête

Un fichier mensuel absent du reporting ne signifie pas forcément que Power Query « ne l’a pas vu ». Il peut être hors du dossier réellement interrogé, éliminé par un filtre, incompatible avec le fichier exemple, bloqué par une étape ou écarté à cause d’une erreur. Ne commencez pas par reconstruire la requête : suivez le fichier depuis la liste des sources jusqu’au total final.

La méthode ci-dessous tient sur une fiche : DOSSIER 6 CONTRÔLES. Elle permet de répondre à trois questions dans l’ordre : le fichier entre-t-il dans le périmètre, passe-t-il la transformation, et ses lignes arrivent-elles dans la sortie ?

Une actualisation terminée n’est pas, à elle seule, une preuve de complétude. La preuve utile rapproche la liste des fichiers attendus, les fichiers traités, les erreurs et le résultat chargé.

La fiche DOSSIER 6 CONTRÔLES

Travaillez sur une copie ou dans un dossier de test. Si les données sont sensibles, utilisez des fichiers fictifs, anonymisés ou expressément autorisés.

Cette fiche n’est ni une fonction Power Query ni une norme Microsoft. C’est un outil éditorial original pour conduire le diagnostic sans sauter directement à une correction.

1. Vérifier le chemin avant le contenu

Ouvrez la requête qui fournit la liste des fichiers et regardez sa première étape, souvent nommée Source. Vérifiez le chemin réel, pas celui que vous pensez avoir configuré. Un fichier copié dans « Reporting septembre » n’entrera pas dans une requête qui lit encore « Reporting août ».

Le connecteur Dossier affiche les informations des fichiers du dossier sélectionné et de ses sous-dossiers. Microsoft précise aussi que la disponibilité et les possibilités peuvent varier selon le produit hôte. Il faut donc vérifier l’environnement utilisé — Excel, Power BI ou autre — ainsi que le chemin et les droits (Microsoft Learn — connecteur Dossier).

Premier test : dans l’aperçu de l’étape Source, cherchez le nom exact du fichier.

• Absent dès la source : examinez le chemin, le sous-dossier, le nom réel, la synchronisation et les autorisations.
• Présent à la source : ne touchez plus au connecteur ; avancez étape par étape pour repérer où il disparaît.

Si le fichier est sur un emplacement partagé, faites le test avec le compte et l’environnement qui actualisent réellement le rapport. Un chemin accessible à l’auteur peut ne pas l’être à la personne qui reprend le fichier.

2. Lire les filtres comme un contrat d’entrée

Power Query permet de filtrer la vue des fichiers par extension, chemin ou autres champs. Microsoft recommande de ne garder que les fichiers à combiner, par exemple avec Extension ou Folder Path (Microsoft Learn — vue et combinaison de fichiers). C’est utile, mais un filtre devenu trop précis peut exclure le nouveau mois.

Dans les étapes appliquées, recherchez les opérations de filtrage et posez ces questions :

1. l’extension attendue est-elle .csv, .xlsx ou plusieurs formats ?
2. le filtre sur le nom suppose-t-il un préfixe exact qui a changé ?
3. le chemin autorisé couvre-t-il le sous-dossier du mois ?
4. une règle écarte-t-elle les fichiers temporaires, archivés ou marqués par un attribut ?
5. le nouveau fichier est-il une copie suffixée, par exemple « (1) », qui ne respecte plus la convention ?

Ne supprimez pas tous les filtres pour « faire marcher ». Transformez-les en contrat lisible : formats acceptés, dossiers inclus, convention de nommage et exceptions. Puis conservez, avant combinaison, une petite table de contrôle contenant au minimum le nom et le chemin de chaque fichier retenu.

3. Comparer la structure, pas seulement l’apparence

Deux classeurs peuvent se ressembler à l’écran et ne pas offrir la même structure à Power Query. L’un contient une table nommée Ventes, l’autre une simple feuille ; l’un expose Montant_HT, l’autre Montant HT ; l’un a une ligne d’en-tête unique, l’autre ajoute un titre au-dessus.

Le connecteur Dossier traite les fichiers selon le fichier exemple. Dans l’exemple donné par Microsoft, choisir une table Table1 conduit Power Query à traiter les autres fichiers comme des classeurs contenant eux aussi Table1. Microsoft recommande donc des fichiers de même format et de même structure pour une combinaison fiable (Microsoft Learn — dépannage du connecteur Dossier).

Créez un contrat de source minimal :

• format de fichier ;
• table ou feuille attendue ;
• ligne d’en-tête ;
• colonnes obligatoires et facultatives ;
• types attendus ;
• règle pour une colonne en plus, manquante ou renommée ;
• personne responsable de corriger la source.

Une colonne manquante ne doit pas être maquillée automatiquement si elle porte une information nécessaire. À l’inverse, une colonne facultative absente ne devrait pas bloquer tout le flux si la règle métier autorise une valeur vide. Cette décision appartient au processus, pas au logiciel seul.

4. Examiner le fichier exemple et la fonction générée

Lors d’une combinaison, Power Query analyse un fichier exemple — le premier de la liste par défaut, sauf choix différent — puis crée une requête d’exemple et une fonction appliquée aux fichiers binaires. Les modifications de la requête d’exemple se répercutent sur la fonction (Microsoft Learn — étapes de combinaison).

Voilà pourquoi un nouveau fichier peut être visible dans la liste, mais ne pas produire les lignes attendues :

• l’exemple sélectionne une feuille ou une table absente du nouveau fichier ;
• une étape renomme une colonne qui n’existe plus ;
• une suppression de lignes suppose un en-tête placé au même endroit ;
• un changement de type échoue sur une valeur nouvelle ;
• une expansion finale attend une liste de colonnes devenue incomplète.

Relisez la requête d’exemple de haut en bas avec le fichier problématique. L’objectif n’est pas d’ajouter des contournements au hasard, mais d’identifier la première hypothèse qui n’est plus vraie.

5. Rendre les erreurs visibles avant de les traiter

Microsoft distingue les erreurs au niveau d’une étape, qui peuvent empêcher le chargement, et les erreurs au niveau d’une cellule, qui peuvent rester dans la table. La raison, le message et le détail aident à localiser la cause (Microsoft Learn — traiter les erreurs Power Query).

Deux pièges méritent une attention particulière :

• la boîte de combinaison propose une option permettant d’ignorer les fichiers en erreur ; si elle est utilisée, un fichier peut être exclu du résultat final au lieu de bloquer toute la combinaison ;
• supprimer ou remplacer les erreurs peut rendre la sortie techniquement chargeable tout en effaçant des lignes qu’il fallait examiner.

Avant toute suppression, créez une vue d’audit : gardez les erreurs, ajoutez le nom du fichier source, comptez-les et documentez la règle de traitement. Une valeur texte dans une colonne numérique ne se corrige pas toujours avec zéro : zéro peut être une donnée réelle, alors que l’erreur signale une information impossible à convertir.

6. Prouver la complétude par rapprochement

Le dernier contrôle ne porte plus sur Power Query, mais sur le résultat utile. Préparez un tableau très court :

Les nombres ci-dessus ne sont qu’un gabarit. Votre contrôle doit utiliser des références légitimes : registre des fichiers reçus, total fourni par l’émetteur, période attendue ou autre source indépendante. Ne validez pas un total en le comparant uniquement à une autre sortie produite par la même requête.

Simulation fictive : le fichier de septembre est présent, mais vide dans la sortie

Cette situation est une simulation pédagogique du modèle ; elle ne décrit aucun client réel.

Une responsable consolide douze fichiers CSV mensuels. Le fichier ventes_09.csv figure dans le dossier et dans l’étape Source. Après actualisation, septembre n’apparaît pas dans le TCD.

Elle applique DOSSIER 6 CONTRÔLES :

1. Chemin : le bon dossier est lu ; le fichier est visible.
2. Périmètre : l’extension et le nom passent les filtres.
3. Structure : la colonne habituelle Date_vente s’appelle désormais Date vente.
4. Fichier exemple : une étape référence directement Date_vente.
5. Erreurs : le détail indique que la colonne attendue est introuvable ; l’option d’exclusion des fichiers en erreur avait été activée.
6. Rapprochement : onze fichiers et onze périodes sont chargés au lieu de douze.

La correction n’est pas forcément de rendre la requête tolérante à tous les noms. La responsable demande d’abord si le changement de colonne est autorisé. Si Date_vente reste le contrat officiel, la source est corrigée. Si le nouveau nom devient la règle commune, la transformation et sa documentation sont mises à jour, puis le test est rejoué sur plusieurs fichiers.

Exercice corrigé : où chercher en premier ?

Associez chaque symptôme au premier contrôle utile.

1. Le fichier n’apparaît pas dans l’étape Source.
2. Il apparaît à la source puis disparaît après Lignes filtrées.
3. Il reste visible, mais la fonction signale qu’une table est introuvable.
4. L’actualisation termine, pourtant le rapprochement compte onze fichiers sur douze.
5. Des lignes se chargent avec Error dans une colonne numérique.

Correction :

1. Contrôle 1 — Chemin : vérifier dossier, accès et environnement d’actualisation.
2. Contrôle 2 — Périmètre : lire le filtre sur nom, extension, chemin ou attribut.
3. Contrôles 3 et 4 — Structure et fichier exemple : comparer table/feuille et extraction attendue.
4. Contrôles 5 et 6 — Erreurs et rapprochement : rechercher une exclusion, puis identifier le fichier absent.
5. Contrôle 5 — Erreurs : conserver le détail avant de choisir correction, remplacement ou rejet.

Si votre première réponse est toujours « recréer la requête », vous perdez la preuve de l’endroit où le flux s’est rompu.

Quand une formation Power Query est-elle pertinente ?

Ce diagnostic peut être exécuté seul si vous savez déjà ouvrir l’éditeur, lire les étapes et travailler sur une copie. Une formation devient particulièrement pertinente si vous devez construire la combinaison, organiser les requêtes auxiliaires, traiter les variations de structure, documenter les erreurs ou transmettre le reporting à une autre personne.

La formation StraFormation Excel avec Power Query propose un parcours Fondations de 14 heures pour importer, nettoyer, combiner et actualiser, et un parcours Avancé de 21 heures pour les requêtes paramétrables, la maintenance et la gestion d’erreurs. Le prérequis public du parcours Fondations est de savoir utiliser tableaux structurés, tris, filtres et formules Excel simples ; le parcours Avancé demande déjà de savoir créer et actualiser une requête simple (voir l’offre Power Query). Les dates, places, prix, financement et adaptation à votre environnement doivent être confirmés : cet article ne les garantit pas.

Vous hésitez encore entre formules, tableau croisé dynamique et Power Query ? Utilisez d’abord la matrice Source–Traitement–Sortie pour localiser le travail répétitif.

Le brief à envoyer pour être orienté utilement

Sans joindre de données confidentielles, indiquez :

• votre version et plateforme Excel ;
• l’emplacement des fichiers : dossier local, réseau, SharePoint ou autre ;
• leur format, leur nombre et leur fréquence ;
• l’étape exacte où le fichier disparaît ;
• le message d’erreur complet, s’il existe ;
• la structure attendue et l’écart observé ;
• vos contrôles actuels de fichiers, lignes, périodes et totaux ;
• la personne qui doit maintenir le reporting ;
• votre échéance et la modalité souhaitée.

Présentez ce brief à StraFormation avec la fiche DOSSIER 6 CONTRÔLES complétée. Le premier objectif est de vérifier le prérequis et le niveau de parcours adapté, sans promettre un résultat avant l’examen du processus réel.

Sources vérifiées

• Microsoft Learn — Combine files overview
• Microsoft Learn — Power Query Folder connector
• Microsoft Learn — Dealing with errors in Power Query
• StraFormation — Formation Excel avec Power Query