Choisir le bon emplacement
Distinguer Mon Drive, dossier partagé et Drive partagé disponible, puis désigner la source de référence du dossier.
Preuve : arborescence et règle de nommage
14 h utilisateurs21 h référentsStrasbourg ou distanceExercices guidés
Formation Google Workspace
Organiser un flux de collaboration de bout en bout
Un lien partagé n’est pas encore une méthode de travail. Apprenez à faire circuler une demande entre Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Calendar et Meet avec une source claire, les bons droits, une décision traçable et une transmission maîtrisée.
Le contenu est ajusté à l’édition Google Workspace, aux règles administrateur et aux fonctions réellement disponibles. Aucune licence, configuration de domaine, certification ou promesse CPF n’est incluse par défaut.
Un dossier, une source, un passage de relaisRecette incluse
1
Recevoir et qualifierGmail : libellé, recherche, demande utile
→2
Créer l’espace de référenceDrive : emplacement, propriétaire, audience
→3
Produire et arbitrerDocs, Sheets, Slides : commentaires et versions
→4
Réunir et transmettreCalendar, Meet : accès, ordre du jour, décision
✓Livrable central : le Passeport Espace collaboratif, réutilisable avec votre équipe.
7 applicationsreliées dans un même scénario
2 parcoursutilisateur ou référent des usages
3 journéesde 420 minutes chacune
8 livrablesprêts à adapter dans l’entreprise
Le vrai problème
Les outils sont disponibles. Le travail reste dispersé.
Un même dossier peut exister dans une pièce jointe, une copie Drive, un onglet ouvert, une présentation et un compte rendu. La difficulté n’est pas seulement de cliquer au bon endroit : il faut décider où vit la référence, qui peut agir et comment le collectif sait que le travail est terminé.
×Des pièces jointes deviennent des versions concurrentes.
×Un lien « toute personne disposant du lien » remplace une décision d’audience.
×Les commentaires s’accumulent sans responsable ni règle de clôture.
×Une réunion démarre sans source commune ni résultat attendu.
Compétences opérationnelles
Ce que vous saurez réaliser
Les objectifs sont observés dans des manipulations et un scénario de bout en bout. La formation ne transforme pas une règle interne absente en politique de sécurité ou de conservation.
Attribuer un accès intentionnel
Choisir audience, rôle, durée et contrôle en tenant compte des droits hérités et des restrictions de l’organisation.
Preuve : matrice de partage complétéeContribuer sans créer de copie
Utiliser commentaires, suggestions, tâches et historique pour produire, demander une action, arbitrer et revenir à une version utile.
Preuve : séquence de coédition testéeRelier messagerie et documents
Classer une demande dans Gmail, retrouver le bon fil et renvoyer vers la source Drive plutôt que multiplier les pièces jointes.
Preuve : règle de traitement écritePréparer une réunion exploitable
Créer l’événement Calendar, gérer les invités, joindre les documents utiles et préparer l’accès Meet selon l’environnement disponible.
Preuve : invitation avec ordre du jourClore et passer le relais
Nommer la version de décision, résoudre les commentaires, documenter la suite et contrôler que les bonnes personnes accèdent au bon objet.
Preuve : recette de fin de fluxDeux offres lisibles
Choisir selon le rôle attendu après la formation
Le parcours 21 h comprend les deux premières journées. La troisième journée ne forme pas un administrateur Google Workspace : elle prépare un référent à cadrer et transmettre des usages.
Parcours utilisateurs
14 hCollaborer au quotidien
Pour produire, partager et coordonner un dossier avec son équipe sans multiplier les copies.
- Drive, droits, propriété et organisation
- Docs, Sheets et Slides en coédition
- Gmail, Calendar et Meet dans le flux
- Scénario complet et recette de partage
Parcours référents
21 hRéférent des usages
Pour cadrer les espaces, documenter les règles, accompagner l’équipe et traiter des situations de transmission.
- Tout le parcours Collaborer au quotidien
- Architecture et cycle de vie des espaces
- Collaboration externe et départ d’un membre
- Kit de règles, adoption et passage de relais
Méthode StraFormation
P.A.R.T.A.G.E. : sept décisions avant de diffuser un lien
La méthode suit le dossier de son ouverture à sa clôture. Elle évite de réduire la collaboration à une suite de fonctions logicielles.
Périmètre
Quel dossier, quel résultat, quelle échéance et quelles informations ?
Accès
Qui doit voir, commenter ou modifier, pendant combien de temps ?
Référence
Où vit la version de travail reconnue par le collectif ?
Travail
Comment contribuer, demander une action et éviter les copies ?
Arbitrage
Qui accepte une suggestion, valide le contenu et nomme la version ?
Gouvernance
Qui contrôle l’espace, les accès, le cycle de vie et la transmission ?
Épreuve
Le flux fonctionne-t-il avec le bon compte et les droits attendus ?
Livrable central : le Passeport Espace collaboratif réunit périmètre, emplacement, rôles, source, règles de contribution, validation, contrôle des accès et transmission.
Écosystème Google Workspace
Chaque application a un rôle dans le flux
Le programme s’adapte aux applications autorisées dans votre organisation. Certaines fonctions dépendent de l’édition, du compte, de la plateforme et des paramètres administrateur.
Drive
Emplacement, arborescence, recherche, raccourcis, partage, rôles, héritage des droits, accès limité et continuité de propriété.
Décision : où vit la référence ?Docs
Coédition, modes modification et suggestion, commentaires, mentions, tâches, résolution et versions nommées.
Décision : comment contribue-t-on ?Sheets
Table partagée, saisie structurée, commentaires, vues filtrées pour ne pas perturber les autres et plages protégées avec leurs limites.
Décision : quelle donnée fait foi ?Slides
Co-construction d’une synthèse, répartition des diapositives, commentaires, version de décision et lien avec les sources.
Décision : que présente-t-on ?Gmail
Recherche, libellés, filtres et réponse orientée vers un document partagé plutôt qu’une nouvelle pièce jointe.
Décision : comment traiter la demande ?Calendar
Événement, invités, droits de visibilité disponibles, ordre du jour, documents préparatoires, série et modification.
Décision : qui participe et pourquoi ?Meet
Accès depuis l’événement, rôles, partage d’écran, chat et traces disponibles selon l’édition et les paramètres.
Décision : quel résultat après la réunion ?Passage de relais
Commentaires résolus, décision écrite, prochaine action, accès revus et propriétaire ou espace collectif identifiable.
Décision : le dossier est-il transmissible ?Contrat de partage
Un lien n’est envoyé qu’après huit vérifications
La matrice n’accorde aucun droit à elle seule. Elle rend la décision explicite avant la manipulation et sert ensuite à contrôler ce qui a réellement été configuré.
Vérification
Question à trancher
Preuve attendue
Objet
Quel fichier, dossier ou espace partage-t-on exactement ?
Nom et emplacement sans ambiguïté
Référence
S’agit-il de la source de travail, d’une copie ou d’un export ?
Statut visible et règle de version
Responsabilité
Qui possède le fichier ou administre l’espace collectif ?
Compte ou rôle identifiable
Audience
Personnes nommées, groupe, organisation ou accès général ?
Audience réellement affichée
Rôle
Lecture, commentaire, modification ou rôle de Drive partagé ?
Droit minimum nécessaire testé
Durée
L’accès est-il permanent, limité ou à revoir à une date ?
Date de contrôle ou d’expiration disponible
Externe
Une personne hors organisation intervient-elle ?
Règle interne et restriction administrateur vérifiées
Retrait
Qui revoit ou supprime l’accès quand le besoin s’arrête ?
Responsable et événement déclencheur notés
Point de vigilance : les droits d’un fichier peuvent être hérités du dossier parent. La possibilité de partager à l’extérieur, de créer un Drive partagé, de limiter un dossier ou de définir une expiration dépend du type de compte, de l’édition et des règles de l’organisation. La formation apprend à vérifier l’état disponible ; elle ne modifie pas la console d’administration.
Programme détaillé
Deux journées socles, une journée référent
Chaque journée représente 420 minutes pédagogiques. Les exemples sont adaptés au secteur, mais les preuves et limites restent les mêmes.
Socle 14 h
7 h · 420 minJour 1 — Construire l’espace, la source et les accès
De l’environnement réel au premier flux partagé testé.
Manipulations et production
Total contrôlé : 420 min145 min
Diagnostic de l’environnement
Comptes, édition, applications disponibles, règles visibles, plateforme, besoins et manipulation de positionnement.
255 min
Cartographier le flux métier
Demande, acteurs, informations, source, décision, échéance et passage de relais.
365 min
Organiser Drive
Mon Drive, dossier partagé, Drive partagé disponible, arborescence, nommage, recherche et raccourcis.
475 min
Décider les permissions
Lecteur, commentateur, éditeur, rôles de Drive partagé, audience, héritage, accès limité et collaboration externe.
550 min
Propriété et continuité
Repérer le propriétaire, choisir un espace collectif lorsque disponible et préparer un départ ou un transfert.
670 min
Construire le Contrat de partage
Objet, référence, responsabilité, audience, rôle, durée, externe, contrôle et retrait.
760 min
Tester le premier flux
Partager depuis un compte, vérifier depuis un autre rôle, corriger et consigner la preuve.
Socle 14 h
7 h · 420 minJour 2 — Produire, arbitrer, réunir et transmettre
Une seule source traverse les applications sans devenir une succession de copies.
Manipulations et scénario de bout en bout
Total contrôlé : 420 min165 min
Coéditer dans Docs
Modification, suggestion, commentaire, mention, tâche, résolution et règle de validation.
255 min
Contrôler les versions
Historique, auteur et date d’une modification, version nommée, comparaison et restauration maîtrisée.
360 min
Partager une donnée dans Sheets
Table structurée, saisie, contrôles, vues filtrées et plages protégées sans les confondre avec une mesure de sécurité.
450 min
Préparer la décision dans Slides
Synthèse issue des sources, répartition du travail, commentaires, validation et version présentée.
555 min
Traiter la demande dans Gmail
Recherche, libellés, filtres, fil de discussion et réponse par lien vers la bonne source.
675 min
Organiser avec Calendar et Meet
Invités, ordre du jour, documents, accès à la réunion, rôles et traces disponibles selon l’environnement.
760 min
Jouer le flux complet
De l’e-mail reçu au dossier transmis : exécution, incident de droit, correction, décision et recette finale.
Extension référent
7 h · 420 minJour 3 — Cadrer des usages transmissibles
Pour organiser les règles d’équipe sans se substituer à l’administrateur, au RSSI ou au DPO.
Architecture d’usage et accompagnement
Total contrôlé : 420 min160 min
Lire un état d’accès
Inventorier objets, audiences, rôles, héritages visibles, propriétaires et questions à escalader.
260 min
Concevoir un espace d’équipe
Périmètre, structure, groupes, sources de référence, zones de travail et sortie du dossier.
355 min
Écrire des règles utiles
Nommage, partage, commentaires, versions, réunions, archivage métier et cycle de contrôle.
455 min
Cadrer la collaboration externe
Besoin, audience, rôle minimal, durée, canal de vérification et retrait, dans les règles autorisées.
560 min
Traiter les incidents d’usage
Mauvais compte, accès refusé, lien trop large, document dans Mon Drive, départ d’un membre et copie concurrente.
645 min
Accompagner l’adoption
Cas prioritaire, démonstration, fiche réflexe, ambassadeur, retour d’usage et correction de la règle.
755 min
Finaliser le Passeport
Recette de partage, responsabilités, règles, contrôle et adaptation à un cas réel anonymisé.
830 min
Organiser le passage de relais
Restitution, questions ouvertes, interlocuteurs compétents et plan de mise en pratique.
Cas métier adaptables
Apprendre sur des situations qui ressemblent au travail
Les exercices utilisent des données fictives, anonymisées ou préparées. Aucun fichier de production sensible n’est nécessaire pour atteindre les objectifs.
Répondre à une consultation
Centraliser la demande, répartir les contributions, consolider les chiffres et valider la présentation finale.
Résultat : dossier unique et version d’envoi identifiée.
Préparer un comité
Collecter les avancées, filtrer le suivi sans gêner les autres, joindre les sources et préparer la décision.
Résultat : événement, ordre du jour et sources reliés.
Accueillir un collaborateur
Partager uniquement les documents nécessaires, attribuer les actions et vérifier le passage de relais.
Résultat : parcours d’accès documenté et contrôlable.
Produire un support à plusieurs
Répartir le travail, suggérer, commenter, valider et nommer la version à utiliser pendant la session.
Résultat : support validé sans pièces jointes concurrentes.
Suivre une action récurrente
Traiter les demandes par e-mail, alimenter une table partagée et organiser le point d’équipe.
Résultat : routine et rôles explicités.
Collaborer avec un externe
Décider l’objet, l’audience, le rôle, la durée et le retrait selon les règles autorisées par l’organisation.
Résultat : partage externe limité et vérifié.
Transfert dans l’activité
Huit supports que vous repartez avec
Les modèles sont travaillés pendant la formation et remis dans une version à adapter aux règles, outils et responsabilités de l’organisation.
Passeport Espace
Périmètre, acteurs, source, règles, validation et transmission.
Carte du flux
De la demande reçue à la décision et à l’étape suivante.
Matrice de partage
Objet, audience, rôle, durée, externe, contrôle et retrait.
Règle de référence
Emplacement reconnu, nommage, version et statut du livrable.
Protocole de commentaire
Mention, demande, responsable, échéance, arbitrage et résolution.
Trame de réunion
Objectif, invités, sources, décisions et actions après Meet.
Fiche incident d’usage
Accès refusé, mauvais compte, copie, lien trop large ou départ.
Recette de fin de flux
Contrôles à rejouer avant envoi, clôture ou passage de relais.
Périmètre clair
Formation aux usages, pas administration du domaine
Cette frontière permet de vendre la bonne prestation et d’associer l’administrateur, le RSSI, le DPO ou le service juridique lorsque leur décision est nécessaire.
Ce que la formation prend en charge
Des usages observables dans les applications accessibles aux participants.
- Organisation et recherche dans Drive
- Décision de partage et test des rôles
- Coédition, commentaires, versions et tâches
- Flux Gmail, Calendar et Meet
- Règles d’équipe et supports de transmission
- Escalade d’une question hors du rôle utilisateur
Ce qui relève d’une autre mission
Les opérations techniques, juridiques ou organisationnelles qui exigent une autorité et des preuves spécifiques.
- Achat, attribution ou comparaison de licences
- Console d’administration, domaine, groupes ou SSO
- Migration de messagerie et de fichiers
- Conservation, eDiscovery, Vault ou DLP
- Audit de sécurité, de conformité ou de permissions
- Garantie de productivité, de protection ou de conformité
Informations pratiques
Préparer une formation réellement manipulable
Le diagnostic préalable confirme le niveau, l’environnement disponible et les situations à travailler. Il évite de découvrir le jour de la formation que les comptes ou fonctions nécessaires sont bloqués.
À qui s’adresse la formation ?
- Collaborateurs amenés à produire à plusieurs
- Managers et chefs de projet
- Assistants, équipes support et commerciales
- Référents bureautiques ou numériques pour le parcours 21 h
Ce qu’il faut déjà savoir faire
- Utiliser un navigateur et une messagerie
- Créer, déplacer et retrouver un fichier ou dossier
- Disposer d’un compte Google adapté aux exercices
- Pour le parcours référent : avoir un cas d’équipe à cadrer
Comment se déroule le parcours ?
- À Strasbourg ou à distance selon la session
- Démonstrations courtes puis manipulations
- Comptes et fichiers de test recommandés
- Évaluation par scénario, livrables et recette finale
À prévoir avant la session : confirmer le nombre de participants, le type de comptes, les applications autorisées, la présence éventuelle de Drives partagés, les règles de partage externe et la possibilité de tester plusieurs rôles. Les exercices sont adaptés si une fonction n’est pas disponible.
Certification et financement
Vérifier l’offre exacte avant de promettre un examen
Le programme opérationnel peut être suivi sans certification. Une référence active existe pour les outils collaboratifs, mais son intégration à une session StraFormation, le coût de l’examen et l’éligibilité à un financement ne se déduisent pas de la seule existence de la fiche.
Référence actuelleRS7527 — « ICDL - Travailler en équipe à l’aide d’outils collaboratifs en ligne », enregistrée jusqu’au 27 février 2029 selon France compétences.
Dans cette pageLa formation est présentée comme un parcours opérationnel. L’examen n’est pas annoncé comme inclus par défaut.
Avant inscriptionDemander une proposition indiquant noir sur blanc le parcours, la certification éventuelle, l’examen, le coût, les prérequis et le dispositif de financement retenu.
Ce qui n’est pas promisScore, réussite, certification, financement CPF, gain de productivité, sécurité ou conformité.
Règle commerciale : n’afficher un badge CPF ou « certifiant » que si l’habilitation, l’offre active, le passage de l’examen et leurs conditions sont vérifiés pour la prestation effectivement vendue.
Questions fréquentes
Avant de choisir votre parcours Google Workspace
Ces réponses délimitent précisément la prestation. Le programme et le devis restent les documents de référence pour votre session.
Faut-il choisir 14 h ou 21 h ?
Le parcours de 14 h convient aux utilisateurs qui doivent organiser, partager, produire et coordonner un dossier. Le parcours de 21 h ajoute une journée pour les référents chargés de cadrer des espaces, écrire des règles d’équipe, traiter des incidents d’usage et accompagner l’adoption.
La formation comprend-elle l’administration de Google Workspace ?
Non. La formation porte sur les usages accessibles aux participants. La console d’administration, le domaine, les licences, les groupes, le SSO, la migration, Vault, la DLP, la conservation et les audits techniques ou juridiques sont hors périmètre.
Que se passe-t-il si notre compte ne propose pas les Drives partagés ?
Les Drives partagés sont disponibles pour certains comptes professionnels ou scolaires et peuvent dépendre de l’édition et des paramètres administrateur. Si la fonction n’est pas disponible, le formateur explique le modèle, montre les différences utiles et adapte l’exercice à l’environnement autorisé sans simuler une disponibilité inexistante.
Pouvons-nous travailler sur nos propres documents ?
Oui, si des copies préparées et dépourvues d’informations sensibles peuvent être utilisées. Sinon, la formation s’appuie sur des fichiers fictifs ou anonymisés. Aucun accès à des données de production n’est indispensable.
L’examen ICDL ou le CPF sont-ils inclus ?
Pas par défaut. La référence RS7527 existe pour les outils collaboratifs, mais l’examen, son coût, l’habilitation de l’offre et un éventuel financement doivent être confirmés explicitement dans la proposition contractuelle avant inscription.
Gmail, Calendar et Meet sont-ils vraiment inclus ?
Oui. Ils sont travaillés dans le même flux que Drive, Docs, Sheets et Slides : traiter une demande, retrouver le fil, inviter les bonnes personnes, joindre les sources et tracer la décision. Les fonctions disponibles peuvent varier selon le compte et les paramètres.
La formation peut-elle se dérouler à distance ou à Strasbourg ?
Oui, selon la session convenue. À distance, chaque participant doit disposer d’une connexion, d’un navigateur à jour, d’un casque ou micro et d’un compte permettant les exercices. En présentiel, les mêmes accès doivent être vérifiés en amont.
Avec quels livrables repartons-nous ?
Les participants repartent notamment avec le Passeport Espace collaboratif, la carte du flux, la matrice de partage, la règle de référence, le protocole de commentaire, la trame de réunion, la fiche incident d’usage et la recette de fin de flux, à adapter aux règles de l’organisation.
Formations complémentaires
Poursuivre selon le besoin réel
Le maillage renvoie vers des compétences distinctes pour éviter de surcharger la formation Google Workspace.
FondationsEssentiel de la bureautiqueReprendre les bases du poste de travail, des fichiers et des documents.
DonnéesExcel débutantConstruire un tableau simple, calculé, filtré et contrôlé.
PrésentationPowerPointStructurer et présenter un support clair avec les fonctions métier utiles.
AccessibilitéDocuments accessiblesStructurer Word et PowerPoint, exporter et contrôler des PDF.
Prochaine étape
Partez d’un flux qui vous fait perdre le fil aujourd’hui
Indiquez les applications disponibles, le nombre de participants, leurs rôles et une situation de collaboration à améliorer. StraFormation vous propose le bon parcours et les adaptations nécessaires.